保留工作场所会议或会议的书面记录
以下是一些指引，可帮助您用巧妙的方式处理此任务。 了解在会议之前，期间和之后要做什么。
会前
- 选择你的录音工具：你必须做的第一件事是决定你如何拿笔记。 你会去读书吗？使用笔和纸，或者你会去科技和使用笔记本电脑，平板电脑或智能手机。 检查你的老板，看看他或她是否喜欢你使用特定的方法。 这是不可能的，但可能的。
- 确保您选择的工具处于正常工作状态并进行备份，以防万一您的工具出现故障。 例如，如果您携带笔记本电脑，也可以使用笔和纸。 如果您的计算机崩溃，您不想停止会议，而搜索要写入的内容。
- 会议开始前阅读会议议程 。 它可以让你为你的会议记录制定一份纲要。 在它上面的每个项目下留下一些空间，并在那里写下你的笔记。 这样做会使你的工作变得更容易，只要开会的人坚持议程即可。
会议期间
- 通过一张出席表并确保所有人都登录。您需要在正式会议记录中包含所有与会者名单。
- 确保你知道每个人是谁。 这样，您将能够识别谁在说话并正确记录该信息。
- 请注意会议开始的时间。
- 不要试图写下每一条评论。 只包括主要想法是可以的。 小心不要遗漏你不同意的物品。 你的偏见不应该影响你。 请记住，这是一个官方帐户，而不是您对发生的事情的看法！
- 写下所有动议，制作它们的动作，以及选票的结果（如果有的话）; 你不需要写下谁借调了一个议案。 当然，您组织的规则可能会有所不同，因此请先验证它们。
- 如果任何动议或讨论的投票推迟到下次会议，请记下这一点。
- 记录会议的结束时间。
会后
- 在会议结束后尽可能快地输入会议记录，而所有事情都在脑海中重新开始。 如果您在笔记中发现错误，或者如果您有问题，可以通过与其他与会者交谈来快速清除问题。
- 在会议记录的最后副本上，包括组织名称，委员会名称，会议类型（每日，每周，每月，每年或特殊）及其目的。
- 给它开始和结束的时间。
- 提供与会者名单和关于谁参加会议的说明。 你也可以在这里表明你花了分钟。 把你的名字写在参与者的名单上，在你的名字后面加括号，说你记下了会议记录。 或者，在文件末尾，您可以通过书写“分别提交”，然后是您的姓名签字。
- 在提交分钟之前校对分钟。 询问有关人员也可以看看他们。 如果您不小心遗漏了某些东西，他或她将能够通知您。
- 除非有其他指示，否则将其提交给开会的人。