你的准备决定你是否会达到你想要的结果
结合会议 记录 ，参加者在会议后收到的文件 ，议程是会议计划和前次会议的报告后续活动。
当您为不定期安排的会议制定议程时，以下步骤将为您提供帮助。 在本文后面的部分，您将看到定期安排会议的议程模板。 这两种类型的会议共享类似的议程项目，但不完全相同。
制定会议议程
首先，确定是否需要其他员工来帮助您计划会议。 然后，通过举行会议决定你希望完成什么。 为你的会议建立可行的目标 。 您制定的目标将确立有效会议计划的框架。 确保你在会议的时间范围内没有超过合理的可实现的计划。
正如斯蒂芬柯维在“高效人士的七种习惯”中所说的那样，“从头开始。” 您的会议目的将决定会议重点，会议议程和与会人员。
制定议程正在制定会议计划。
你从开始会议的主要目标或目的来看， 一旦你决定了你的目标，你需要确定你是否需要额外员工的帮助来规划你的议程。 如果是，请邀请他们与您一起通过电子邮件或文本提出会议日程，以免创建额外会议。
在制定会议议程时作出决定
确定您的总体目标后，您或您的团队需要做出以下决定。 除了会议的目的或目标之外，每个项目都出现在会议议程中。
- 需要与会者参加实际会议，
- 需要讨论或采取行动才能达成目标或目标的项目，
- 每个项目的讨论需要您预计该小组的时间，
- 会议的日期和时间，
- 一个适合所有参加者参加会议的适当场所，
- 会前工作。 这将包括任何阅读， 文件 ，数据，前次会议的会议记录或任何其他准备工作，以使您的实际会议取得成功。 将这些准备工作分发给受邀参加者时，应附在会议通知和议程上。
除上述决定事项外，标准会议议程项目还应包括：
- 审查会议的目的，议程，预期成果和产品。
- 查看先前会议的会议记录。
- 审查参加者在前次会议上就承诺和行动事项所取得的进展。
- 记录员或领导者需要审查参加者在本次会议期间作出的最终议程项目的承诺。
决定谁必须参与完成您的会议议程
一旦您决定召开会议来完成您的目标，您需要制定参与者名单。
并非每个员工都可以或应该参加每次会议，但邀请合适的参与者将增强您获得成功的可能性。
如何确定完成会议议程所需的参与者
通过询问你自己的问题，确定你的参加者是一次性的还是简短的一系列会议，或是定期安排或正在进行的会议。
- 谁必须拥有集团发展的解决方案？
- 谁拥有该小组正在讨论的过程？
- 谁需要知道您分发的信息？
- 谁可以提供数据和事实来指导决策？
- 谁有经验或专业知识与团队分享？
- 谁必须支持实施任何解决方案或任务？
- 谁必须提供许可或资源来完成会议结果？
- 谁可能会反对实施任何解决方案或方向？
您是否需要定期会议的会议议程？
并非每个会议都需要一个定制的议程。 大多数员工定期为其部门或工作组安排会议。 你也有你参与的团队和项目。
正在进行的项目可能不需要为每次会议制定新的议程，但通过采用标准方法参加会议，您的团队将得到很好的服务。
定期安排的员工会议分为三个部分，每个部分都有标准议程项目：信息项目，操作项目和前期计划。
定期召开会议的会议议程的组成部分
信息项目
写出任何会议信息的议程项目。 例如，经理更新了高级管理层会议的结果。
行动项目
将您希望该小组希望在每次定期会议上检查的任何项目列入议程。 例如，该时期的绩效与预算以及组织计划实现的成本节约和持续改进。
远期规划
将该组织想要提前计划或准备的任何项目列入议程。 例如，下个月的短期目标或即将完成的任务需要同事协助。
如果您在制定会议议程时遵循这些准则，则会提高会议产生结果的可能性。
定期会议的示例会议议程
使用此示例议程定期安排会议，以确保您的会议产生您寻求的结果。
- 热身和问候。 根据小组会面的频率，考虑一个简短的破冰船 。
- 审查会议的目的，议程，预期成果和产品。
- 查看先前会议的会议记录。
- 提供团队所需的适当的部门和公司信息。
- 审查行动项目，行动计划和承诺的进展情况。 审查小组目标进展情况。
- 讨论并决定本次会议的议程项目。
- 确定下一步。
- 确定下次会议的目的，结果和议程。
- 在会议结束时，笔记记录者应该检查会议期间人们做出的承诺。
- 确定所有不在小组中的人员所需的帮助，并指派参与者进行联系。
- 确定参加会议的人员需要了解什么，并决定如何完成沟通。
- 如果记录员以电子方式记录笔记（标准），则在会议24小时内发送分钟或立即发送分钟。
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