用词汇交流
大多数工作都是如此 - 无论您是必须撰写内部备忘录，与客户通信还是帮助设计销售材料。 写美丽的散文和诗歌是一种才能。 但是，有效写作是一项可以学习的技能。
组织你的写作
无论您是向同事撰写备忘录还是向老板汇报，您都应该决定要传达的信息。 这是如何做到这一点：
- 列出您需要在备忘录或报告中讨论的每个项目。
- 把它们按顺序排列 - 从最重要到最不重要。
- 写下你的整个备忘录的简要总结 - 这将是你的第一段。
- 展开第1步中列出的每个项目。
- 如果收件人需要采取任何行动，请在最后一段中说明。
一些技巧
避免混乱。 大声说出你想写的东西。 听听这些话听起来如何。 例如，“我发现我应该看看我们过去的销售数字以便提出一个计划来帮助我们重新评估我们的销售技巧”，这句话可以更简单地表述为“我必须拿一个看看我们过去的销售数字来重新评估我们的销售技巧。“为你的听众写信。
使用简单的语言。 你不希望读者需要一本字典来破译你想说的话。 你不应该用你巨大的词汇来打动你的读者。 你有可能会挫败你的读者。 大多数人在同一时间处理几项任务，并且只想接收必要的信息。
你有责任做到这一点。 他说：“他的友善使他成为这份工作的最佳人选，而不是说”他的合群性使他成为这项工作的最佳候选人。“
远离行话您的读者可能不明白。 如果你的工作技术性很强，但是你写的人不熟悉这个领域，那么坚持这个人会理解的话。 例如，如果你是一位网站设计师，在给你的客户，一位心理学家的备忘录中的这句话将毫无意义：“你喜欢我以什么作为BGCOLOR用于你的网站：＃ADD8E6或#FFFFFF？” 精通网页设计的人都知道，这个问题可以翻译成“你喜欢你网站的背景颜色是：浅蓝色还是白色？” 但是，不要指望你的客户更熟悉这个技术术语，而不会像她谈论心理术语如拔毛癖时那样。
陈词滥调让读者远离 - 或者至少它不会让他或她记住你在说什么。 你希望你的写作令人难忘。 因为我们经常听到陈词滥调，所以我们对他们不敏感。 那么，这些文字与你的写作并不是唯一相关的。
而不是在你想要激励的下属的备忘录中说“不要在明天之前放弃你今天能做的事情”。 简单地说，“停止拖延，现在完成工作。”
如有可能，请使用主动语音。 积极的声音使你的句子更强大，通常更短。 我们来试试这些例子。 被动的声音：“由于我的网络，销售量增加了。” 积极的声音：“我的网络增加了销售。”
不要冗余。 没必要说“下午2点”或“准孕妇”。 说“下午2点”或“下午2点”或“孕妇”或“孕妇”都表达你想说的话，并且不那么罗嗦。
当然要注意语法。 使用Strunk和White的Style of Elements ，可在网上找到。 一本好的字典应该在旁边，还有一本同义词库。
词库将帮助您通过帮助您找到各种要使用的单词来保持您的写作新鲜。 这些资源中的很多都可以在线获得。
校对是你能做的最重要的事情之一。 由于您可能在计算机上完成了大部分写作，因此您可以使用自动拼写和语法检查器 。 请注意，有些词在错误的语境中使用可能会被计算机化的拼写检查程序忽略。 例如，“雇员出席会议两会了解gnu软件”的句子将通过拼写检查，而不会检测到任何拼写错误。 如果可能的话，让其他人校对你的文档。 如果时间允许的话，把你的作文拿走，并在第二天校对，甚至更好。