如何撰写有效的电子邮件

首先，考虑消息和收件人

接下来，考虑收件人的观点。 他或她需要采取什么行动来采取行动或理解你的信息？ 提供必要的（但不是过多的）背景信息。 另外，请记住适合此特定收件人的礼仪。 表情符号和缩写，如OMG或LOL，不适用于工作申请和大多数商业电子邮件。

02撰写描述性电子邮件主题行

当你写一封电子邮件时，不要在主题行中写出像“hi”或“在家工作”这样含糊不清的东西，或者留下空白。 具有这种主题的电子邮件很有可能在收件人的垃圾邮件框中结束，或者被忽略。 如果您正在申请工作，请将职位名称放在主题行中。 如果电子邮件是给同事的，请在主题栏中加一个短语来总结消息的目的。 编写描述性主题行的另一个好处是，如果您需要稍后搜索它，在您的收件箱中查找会更容易。 但是，像“问题”这样的电子邮件行不会有帮助。

03正确接待收信人

如果你知道你的收件人的名字，但不认识他或她，请使用标题来问候，例如。 亲爱的布鲁内利女士。 （不确定“Mrs.”或“Miss”是否合适时，女性使用“Ms.”）如果您对性别不确定，只需使用姓氏和名字，即Dear Chris Smith。 如果您不知道该人的姓名，请不要问候或使用简单的问候语开始您的电子邮件，例如。 你好，问候，亲爱的经理等

如果电子邮件发送给您认识的同事或其他人，请使用您亲自或通过电话使用的姓名。

04使用正确的语法和标点符号

在电子邮件中使用正确的语法非常重要。 读者有意识或潜意识地惩罚发件人的语法错误。

• 运行句子 - 当你写一封电子邮件时，不要把时间段放在一边。 这个小小的停顿让读者有时间接受“意义”这个词。 短句允许更多这些微小的暂停。 即使它们不是技术性运行的句子，也可以分解长句。
• 逗号 - 太少或太多的逗号会令人困惑。 学会正确使用逗号。
• 主谓语动词协议 - 这类错误的句子是雇主寻求具有良好沟通技巧的候选人的红旗。 主语 - 动词一致性的复习规则。

05检查拼写和大写

使用拼写检查器，但不要依赖它。 拼写检查器不会将“他们”赶到“他们”的“他们”，而这种类型的错误表明疏忽大意。 不要使用诸如“你”或“寿”等短信的缩写词作为“尽管”。

使用正确的大写。 大多数人知道把句子和专有名词的开头大写，但是很多人在电子邮件中没有这样做。 表明你不介意多花一秒钟的时间来敲击Shift键。 另一方面，过多的大写字母会分散读者的注意力。 避免在所有大写字母上书写短语（许多人认为这相当于亲自尖叫），并且为了突出强调首字母不在句首或专有名词的首字母大写。

06在电子邮件中使用简单格式

请记住，电子邮件程序的显示方式不同 屏幕上完美对齐的内容可能会与其他人一起运行。 为此，请避免在电子邮件中粘贴高度格式化的文字处理文档，如简历或求职信。 使用以纯文本格式编写的文档。

缩短段落。 像句点一样，段落段让读者休息一下。 有人通过手机阅读电子邮件将受益于短段落。 但要小心遵守有关段落的基本规则。

07简明

蜿蜒的电子邮件将这一点埋在桌面上并最终被遗忘。 或者更糟的是，他们可能会被误解。 用简明的语言清楚你的目的。

• 消除杂乱 -用活跃动词写。 “杰克送给我的形式”使用主动动词。 “杰克送给我的表格”是被动的。 被动形式只使用了几个字，但它加起来。 更重要的是，它需要读者重新排列他们脑海中的想法。
• 坚持要点 - 抵制添加无关信息或想法的诱惑。 将这些保存为另一封邮件。
• 使用项目符号 -这些让您的读者可以使用视觉线索来了解重要的内容。 但是如果对子弹将如何显示有疑问，请使用星号或连字符来创建子弹。

08签署电子邮件适当

如果您的电子邮件默认为标准签名，请确保它适合您发送的特定电子邮件。 带有政治声明或您孩子的姓名和年龄的签名适用于个人电子邮件，但工作时使用较少的个人签名。 根据你的工作和你的雇主，你仍然可以用一个报价来个性化你的电子邮件签名。 选择一些没有争议的东西。 如果您正在查询某项工作，请使用您的签名提供适当的联系信息，而不需要任何报价或额外的个性化设置。

09在发送之前重读/重新思考

在点击发送之前检查拼写和标点错误。 如果您在求职申请的电子邮件中发现错误，请修复该错误，然后在点击发送之前重新读取。 但也重读内容。 如果您的电子邮件很长，请考虑如何使其更加简洁。 如果您的电子邮件有争议或愤怒写入，请点击保存不发送。 回过头几小时或一天后，看看你是否还想发送它。

在发送电子邮件之前，听起来好像有很多事情要做，但如果您发送有效的电子邮件并更有效地组织您的电子邮件，您会发现实际上有更多时间不少于此。