诉讼秘书受雇于各种规模的律师事务所 。 一些秘书提供纯粹的行政支持。 但是，许多公司的秘书都扮演着混合角色，兼任秘书和诉讼助理。
以下是整个诉讼生命周期中诉讼秘书最常见的几个职能。
秘书的角色取决于公司，诉讼实践的类型以及员工的规模。
案例筛选
在原告公司，案件的第一步是筛选案件的优点。 潜在客户是否有行动起因？ 是否存在任何冲突？ 秘书可以帮助准备案件审查表并安排律师和潜在客户之间的初步会议。 在某些情况下，秘书将通过电话询问潜在客户的问题完成初步筛选。 如果客户已签署，秘书将设立新的案件档案，并将保留合同和其他文件转交给客户。
调查
在很多情况下，双方在提起诉讼之前进行调查。 这项调查可能涉及查找证人，采访证人，检查事故现场并收集文件和其他证据。 诉讼秘书可以通过安排代表律师的会议和电话会议，创建证人名单，组织证据和其他文件以及为纸质和电子文件建立可靠的文件系统来协助这一过程。
诉状
如果提起诉讼，秘书将在文字处理程序中准备书状。 诉状可能包括传票，投诉，宣誓书，申请入境请求和动议。 诉讼秘书经常会创建诉状绑定器，为特定案件组织和索引所有诉状。
秘书可以亲自或电子方式向法院提交这些文件，但这项任务通常由法律助理或法庭信使执行 。
发现
发现是诉讼程序中最长的阶段。 在发现过程中，诉讼秘书可以执行全部或部分以下任务：
- 在文字处理系统中准备发现文件，包括询问和生产要求
- 打字，发送和跟踪传票
- 安排与多方的证词，包括律师，客户，对方律师和法庭记者
- 安排民事程序规定的独立医疗检查和其他任命
- 创建发现活页夹; 索引和归档发现文档
- 组织和归档案例文件
- 安排现场考试
- 定位并与专家沟通; 组织和归档专家报告
预审
一旦设定了审判日期，秘书将帮助法律团队准备审判。 秘书的角色可以包括：
- 键入和格式化预审文件，包括动议，简报，传票和证人名单
- 收集和组织展品
- 创建，组织和/或索引试用活页夹
- 帮助组织模拟试验
- 跟踪截止日期并向法律团队发送提醒
- 引证检查和校对简介和法律文件
- 确保文件格式符合法院规定
- 协调证人
审讯
诉讼秘书在审判期间发挥重要的支持作用。 他或她的职责可能包括：
- 准备，输入和格式化试用文档
- 协调图表，图表和其他法庭视觉材料的准备工作
- 安排信使，法庭记者和专家证人
- 组织，归档和管理文件，展览和试验活页夹
- 协调律师，证人，客户和其他人的旅行安排
其他行政任务
对于那些从事辩护工作的人员，诉讼秘书会将律师和律师助理在每个案件上花费的时间输入公司的时间和结算系统。
他或她还会定期向客户发送发票并跟进迟付。 诉讼秘书执行的其他一般任务包括：
- 通过转录，格式化，输入，检索，复制和传输文本，数据和图形来生成信息
- 跟踪案件的最后期限
- 与客户，证人和对方律师相对应
- 接听电话
- 创建电子表格来跟踪成本，展览和其他信息
- 抄录听写
- 维护案卷系统
- 路由信件，报告和法律文件
- 组织客户会议和律师会议
- 准备费用报告
- 通过计划和安排会议，电话会议，会见和旅行来维护律师的日历
- 订购耗材
诉讼秘书教育
许多诉讼秘书在贸易学校或社区学院完成证书或副学士学位课程。 但是，拥有四年大学学位的秘书在律师事务所中拥有最大的发展机会。 诉讼培训经常发生在工作中。 经验丰富的诉讼秘书经常在公司担任其他角色，包括律师助理和办公室管理职位。
诉讼秘书技能和知识
诉讼秘书必须具备各种人际关系，技术和办公技能以及法律和程序知识。 所需的技能和知识包括：
- 熟练使用文字处理，电子表格，演示文稿以及时间和计费软件; 熟悉Microsoft Office套件
- 熟练使用转录设备
- 优秀的书面和口头表达能力
- 了解当地，州和联邦法院诉讼文件和备案程序
- 熟悉文件数据库，如Ringtail，Summation和Concordance
- 电子申请经验
- 了解办公程序和法律术语
- 强大的打字技巧
- 扎实的组织能力和多任务技能
- 能够与各级人员进行专业互动