如何快速轻松地找到重要记录
你唯一一次想到你的重要文件是当你需要他们时。 而且，通常，当你需要它们时你找不到它们，因为你没有一个有组织和集中的系统来存储你的重要文件和/或你最后一次需要它们，你只需将它扔回到海洋中在您的家庭办公室，而不是把它放回它所属的地方。
听起来有点熟？
随着你的所有重要文件遍布你的房子，你会浪费大量的时间和精力去寻找它们。 你也有可能完全失去其中一些。 但通过几个简单的步骤，您可以在本周末的一个小时内整理您的重要纸质文档！
您需要一个小型双抽屉文件柜或一个便携式悬挂式文件箱，多种颜色的悬挂文件（6种不同的颜色），马尼拉第三切顶部文件夹以及防火保险箱（可选）。 或者您可以购买大型活页夹和标签插页。 一旦你拿到货物，你将按照六个步骤组织你的文书工作。
第一步：收集所有文件
在组织所有重要文件之前，您必须找到它们。 有时候说起来容易做起来难。
检查你的家庭办公室，就像抽屉里和放在桌子或桌子上的纸张一样。 检查一堆纸屑凌乱你的厨房台面以及厨房抽屉和篮子。
看看你的卧室梳妆台和床头柜（你可能早上把他们留在那里赶着忘了他们）。 最后但并非最不重要的一点，请检查您的钱包或公文包，以了解您意外携带的重要文件（opps）。
第二步：分类你的文件
最重要的文件属于以下六个类别之一。
按如下方式对所有收集的文档进行排序：
- 房屋和财产记录 - 抵押贷款，房地产契约，家居装修项目和收据，家电手册和担保，房产税信息，家庭保险政策和手册
- 自动记录 - 标题，维修记录，保险单和信息，贷款信息和付款记录
- 健康记录 - 保险政策，健康保险福利手册，医疗福利解释，医生账单，处方清单，灵活的支出信息，医疗收据，医疗指令，人寿保险单
- 财务记录 - 银行对账单，纳税申报表，税务扣除记录，投资记录，贷款记录，信用卡账单
- 电子记录 - 手机合同和手册; 销售收据和电脑，笔记本电脑和iPad的保修; 有线和互联网计划和账单; 无线路由器销售收据和手册
- 个人记录 - 出生证明，结婚证书，离婚证书，监管文件，社会保障信息，免疫记录，护照，兵役记录，洗礼和确认记录，遗嘱，葬礼计划和墓地信息。 如果你有宠物，你也可以在这个类别中包含他们的重要文件，如兽医和疫苗信息。
第三步：找到你的重要文件
你的大部分重要文件可以存储在一个普通的文件柜或便携式挂文件箱中。 然而，有一些应该存放在防火保险箱或非现场保管箱中，例如保险箱。
重要文件是替换非常困难或非常耗时的文件。 他们可能包含敏感的个人信息，这些信息可能会在入侵或抢劫事件中受到损害。 在这种情况下，你的住宅被火灾或洪水摧毁，你希望这些重要文件保持完整。
对于大多数人来说，以下文件将被视为至关重要：社会保障信息，出生证明，保险单以及代理人的联系信息，遗嘱，物业契约，车辆名称，护照以及任何需要原始签名的合同或协议。
制作所有放置在防火保险箱或非现场存储选件中的重要文件的主清单 。
第四步：复制你的钱包
我们大多数人每天都会在我们的钱包中携带重要信息。 你知道你钱包里的一切吗？ 如果你的钱包丢失或被盗，你会怎么做？
复制您的驾驶执照，捐赠者卡，健康保险卡，健身房杂货店会员卡，仓库俱乐部等会员卡，最重要的是所有信用卡和借记卡（复制正面和背面）。 请将这些副本与您的其他重要文件一起保存：
第五步：创建一个简单的文件系统
归档系统越简单，您就越有可能在一致的基础上使用它。 取每个重要文件的类别并为其指定一个悬挂文件的颜色：
- 家庭和财产记录
- 自动记录
- 健康记录
- 财务记录
- 电子记录
- 个人记录
将适当数量的挂起文件添加到您的文件系统中，以获取每个类别中的文件数量。
使用manila文件夹并为每个类别中的每个单独文档创建一个文件夹。 将文件夹放在适当的彩色悬挂文件部分。
如果您购买了大型三环活页夹和标签插页，请使用上述记录名称标签标签，纸张打孔所有文档并整理它们。 如果纸张不应该被纸张打孔，纸张打孔文件夹并将文件放入文件夹中。
现在，如果文书工作不是你的事情，这对你来说可能是一个自由的时刻。 您可以扫描所有这些文档，将它们保存到硬盘驱动器，然后将其全部碎片化。 但请自行决定，因为有些文书工作最好还是保存下来。 用你最好的判断力。
持续维护
既然你的重要论文是有组织的，让他们组织起来。 每个月当您支付账单时，请在您的文件归档系统的相应部分提交任何新文件。 同时，查看您在本月内从系统中删除的任何文件，这些文件可能仍然不在备案系统中。 重新提交它们。 至少每年两次，检查文件系统中的文件，看看是否有任何文件可以清除。 在一年的第一年和每学年结束时，要遵循的一个很好的时间表。
只需付出一点努力，您就可以通过组织重要的纸质文档来获得长期利益。
由Elizabeth McGrory编辑。