员工报销使用自己的车辆
雇主和部门使用自己的汽车的员工报销将有所不同，但大多数组织会以大约由美国国税局设定的标准里程数或私人拥有汽车报销费率补偿员工。
这个比率是由总务管理局（GSA）每年根据独立咨询公司对利用车辆当前成本进行的研究设定的。
到2018年，国内税率设定为每英里旅行54.5美分，从2017年的53.5美分上涨至2016年的54美分和2015年的57.5美分。这一固定的标准税率包括保险，登记，天然气，石油和维护。 对于那些开车去工作的人来说，这可能会导致一个相当重要的推论。
大部分雇主都会以国税局或全国税务总局的税率报销，因为他们在提交企业所得税申报表时可以扣除该数额作为开支，但也有雇主可以使用的其他复杂税法。 在经济扩张期间难以找到合格工人时，雇主更有可能提供有竞争力的报销比率。
美国国内税务局要求报销费用与工资单独分开，不征税。
因此，大多数雇主将通过应付账款系统处理费用支出，以使他们与工资单分开并保持对国税局法律的遵守。
如果您的雇主以GSA或IRS费率或附近的费用报销，那么您可以放心，您正在获得公平交易。 如果您收到的税率低于国税局税率，那么您可以扣除您的个人所得税中的部分费用。
政府雇员报销
如果授权使用私家车或者没有政府车辆可用，政府雇员将始终按照GSA费率报销。
汽车费用报销要求
您需要提供里程记录，燃气收据以及与您的汽车相关的任何其他允许的费用收据的文档。 没有详细记录，您的费用报告可能会被拒绝。 或者更糟糕的是，如果您的雇主认为您的申诉可能具有欺诈性，您可能会采取纪律处分措施。 许多雇主需要同时记录保存，就像IRS一样。 不要试图估计你的里程，因为这可能会违反你的雇主的政策。
将笔和纸放在车内是一种方法，虽然是一种乏味的方法; 一个更好的选择是里程追踪应用程序，它可以自动跟踪您可以打印或下载的同期日志中的行程。 这是一种有效的方式，可以跟踪里程，起点和终点以及将驱动器纳入费用报表的业务目的。
税收后果
只要有记录并且不超过您的实际费用，里程报销被雇主视为免税支付。
但是，您的雇主无法直接支付运营成本，如修理或维护您的汽车而不产生税收后果。 其他费用，如直接与商业运输有关的费用，只要您有收据即可报销，不需要缴税。
一些雇主每月提供汽车费用津贴。 如果员工被要求提供费用记录，他们只会收到超过记录费用的任何金额。 如果雇主不需要文件，那么津贴可能需要征税。
从2018年纳税年度开始，随着“减税和就业法”的实施，工人将不再能够扣除未偿付的汽车开支。 在2017年及以前年度，这些费用可抵扣其超过调整后总收入2％的程度。
因此，作为执行工作职责的一部分，员工将广泛开展工作，因此他们在审查工作机会时应仔细评估公司报销政策。 如果雇主通常不报销汽车费用，那么你可能会提出减少薪水以换取报销，因为如果费用得到适当记录，报销将免于征税。 或者，你可能会谈判更高的工资来解决新税法下增加的税收负担。
咨询您的雇主或税务会计师，了解规章适用于您的情况的建议。
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