如果您要写一封信作为贵组织的代表，请了解，尽管一些公司允许其员工自由撰写参考信函，但其他人可能会完全审查或禁止他们。
因此，请务必在同意之前了解您的雇主的政策。
许多组织也通过人力资源（HR）提供参考。 在继续之前，请检查贵公司的政策。
如果您是企业主，现任或前任承包商要求您提供推荐信，请阅读以下指南以使用您的判断。
何时应该写一封推荐信？
候选人应该是你认识的人，并且最近和你一起工作过。 例如，您可能无法向您与十年前合作过的人或与您仅工作一个月的人提供建议。 虽然它可能是诱人的，但你会依赖于旧的或不足够的信息，这两者都可能会引起误解。 没有办法知道。 所以，除非你真的能够说出某人现有的技能，否则他们会礼貌地拒绝他们的要求。
你应该知道候选人的角色，让你写一个有意义的参考。 例如，如果你曾经作为一名自由撰稿人与这个人一起工作，但他现在正在开始一条狗走路的生意，那么你就无法证明他在另一个领域的技能。
在这种情况下，最好是拒绝并可能就谁能成为更好的人选提供建议。 如果他想开始一个狗走路生意，他应该已经有一个稳定的客户，他可以真正地保证自己的能力。
只有在你能诚实地提供积极的参考时才写信。 如果你对他们的表现没有任何正面的评价，那么做一些诚实的事情，并说你无法做出贡献。
如果您觉得有理由说出原因：
- 诚实地说，你代表他们写作感觉不舒服。
- 讲一个白色的谎言，比如说：“我不能写推荐信。”
虽然你可能感到尴尬或内疚，但请相信你的直觉。 此外，一封不真实的信函不会为申请人及其潜在的雇主提供良好的服务。
坚持事实
一旦你同意写这封信，注意保持专注，并且只包括真实和真实的信息 。 避免说一些严格意见的东西 - 它可能会对未来工作中被考虑的人起作用，并可能导致您和贵公司的法律问题。 做出一个崇高的主张，“路易莎是一位出色的作家”，本身就是危险的。 你应该能够通过外部承认或她的工作获得的奖励来支持它。 如果你不能，你可能会说，“路易莎一直为我们制作很棒的内容。”
同样，避免夸大和过度肯定的陈述。 如果你过多地建立某人，这封信可能不会对未来的客户或雇主产生任何影响。
如何构造参考信函
1.在开篇中介绍你自己的位置和你与候选人的关系。
让读者知道你为什么有资格准备这样一封信。
2.确认关于候选人以及他目前在哪里工作的事实（如果他是）：
- 该人的职位和公司
- 你和这个人一起工作了多久
- 当你和这个人一起工作时，如果你现在不工作
- 您的业务关系的性质或您与候选人合作的能力。
- 对考生的专业服务技能和素质进行评估。 强调他们最有价值的特征，如写作技巧，解决问题或时间管理。 你可以画出任何特殊的能力，说明你会乐意重新雇用他们，并且特别注意他们的专业服务如何使你和你的组织受益。
4.如果您认为合适，请使用最后一段添加任何其他示例或轶事。
5.最后，提出回答任何进一步的问题或提供后续信息。
商业推荐信推荐专业服务
查看以下推荐专业服务的商业推荐信。
例＃1
亲爱的埃格尔斯顿先生，
我致函推荐Daniel Lightheart，CPA的服务。 在过去的15年中，丹尼尔一直为我的律师事务所工作，担任我们的会计师和簿记员。 他的知识和对细节的关注有助于在最近的经济衰退和重大重组期间使我们的公司保持正轨。
我有信心推荐Daniel的会计服务。
他不仅彻底，而且易于合作，并且总是愿意花时间讨论我的疑虑并回答问题。
如果您还有其他问题，请随时与我联系。
问候，
安娜贝尔塞巴斯蒂安
合伙人，Sebastian＆Associates
办公室：866-123-4567
asebastian@sebastianlaw.com
例＃2
亲爱的凯莉女士，
我是ABC手表的副总裁，正在撰写推荐Michaela Brown的营销服务。 Michaela从2012年7月至2016年1月为我们创建并实施了许多成功的活动。
她的设计软件专业知识加上她的协作和创新精神使她成为我们最重要项目的首选专家。 她通过使用前瞻性思维策略，在短短的三个月内，以一己之力将我们的Twitter从1000人提升至52,000多人。 她注重细节，有组织，并始终接受建设性的反馈，使我们的业务关系既轻松又愉快。
我向Michaela推荐她可以为她提供卓越的创造力和奉献精神的角色。 如果被聘用，我相信她会将您的营销努力提升到新的高度。
如果您还有其他问题，请随时与我联系。
问候，
丽莎摩尔
ABC手表副总裁
办公室：800-212-4444
asebastian@abcwatches.com
回答任何后续问题
发送推荐信对于潜在的求职者或服务提供商至关重要，并且通过遵循这种格式，您将为潜在客户或雇主提供有用的信息。 您可能会收到一封简单的“谢谢”回复，或者他们可能会询问有关申请人的更详细的问题。 无论如何，一定要及时回复。