请阅读下文，了解如何撰写参考信函的提示，以及询问候选人的材料以及何时拒绝（以及如何拒绝）为某人写信。
什么是参考信？
参考信也称为推荐信，是一封与某人的工作经历，技能，专业知识，个人素质和/或学业表现相关的信件。 它由前雇主，同事，客户，老师或能够对此人积极发言的其他人撰写。
何时需要参考信函
你需要引用字母，通常是其中三个左右的引用字母 你适用于工作，实习，志愿者职位，学院和研究生课程。 参考信是对你的技能和属性的肯定认可，由熟悉你的工作，性格和成就的人编写。
参考信解释了为什么读者应该选择你，以及什么使你有机会申请你的机会。 正在考虑个人在机构就业或接受的组织可能会要求提供信件，或者可能会由求职者或申请人提供信件。
包含在参考信函中的内容
参考函是对您的技能和属性的肯定认可。 它解释了为什么读者应该选择你，以及什么使你有机会申请你的机会。
专业推荐信通常由主管，同事，客户，老师或教授编写，熟悉您的工作类型环境中的成就。
它通常包括对你的职位和职责的描述，你在公司的时间，以及你的能力，资历和对组织的贡献。
角色或个人参考信可以由家庭朋友，导师或邻居撰写，他们可以证明这些特质，使您成为您所寻找职位的理想人选。 它解释了作者如何认识你，并讨论你的个人属性，因为他们将适用于工作环境。
在撰写参考信之前该怎么做
在说“是”之前想一想。在同意写信之前，请确保您认为您可以为此人写一封正面的参考信。 如果你不太了解这个人，或者不认为你可以高度评价该人的技能或能力，那么可以拒绝一个建议的请求 。 事实上，最好不要写一个建议，而不要为这个人写一个负面的参考 。 拒绝请求时，你可能会模糊，只是说“我不觉得我会成为写你推荐的最好的人。”如果可能的话，建议他人可能会问的其他人。
请求信息。 即使你已经很长时间了解他们，向他提供他们的简历或简历也是一个好主意。
他们可能会获得新的认证或成就，并且您希望提供尽可能多的最新信息。 这也将有助于您在撰写信件时为您提供指导。
如果推荐信是针对特定就业机会的，也可以索取招聘信息的副本。 同样，如果推荐信是针对特定学校或计划的，请索取一些关于学校的信息。 你拥有的信息越多，编写信件就越容易。
获取所有细节。 除了询问有关候选人的信息之外，还可以获取有关如何提交信函所需的全部信息。 询问你应该把信发给谁，截止日期是什么时候，信的格式应该是什么格式。同时询问是否有任何有关学校或雇主希望你在信中加入的细节。
包含在参考信函中的内容
除非候选人给你一个表格来写你的建议，你应该把这个参考文献写成一封正式的信件。 参考信函应以您和雇主的联系信息（姓名，地址，电话号码，电子邮件）以及日期开始。 如果这是一封电子邮件而不是真实的信件，请在签名后在信件末尾加入您的联系信息。
联系信息和问候语：如果您将信函写入个人或招聘委员会，请在信函顶部和问候语中附上他们的联系信息。 如果你正在写一封普通信，你可以写信给“ 可能关注的人 ”，或者直接从第一段开始写信。
称呼：以“亲爱的先生/女士姓氏”开始您的来信。 如果你不知道雇主的姓氏，只需写下“亲爱的招聘经理”。 如果考生正在申请学术课程，你可以写下“亲爱的录取委员会”。
介绍：解释你与你写信的人的关系。 你可以包括你认识这个人多久。 然后解释你为什么写这封信。 一定要包括公司的名称，工作，学校或其申请的机会。 例如，“过去五年来，我一直是XYZ公司的James Smith监事，我很高兴推荐他担任ABC公司的总会计师。
身体概述：在信的正文中，包括关于应试者个人特征（创造力，耐心，自信等），具体技能（优秀的沟通技巧， 组织能力等）的具体信息。 要尽可能具体。
第一段：参考信的第一段说明你与你推荐的人的关系，包括你如何了解他们，以及你为什么有资格写推荐信或推荐就业或研究生院的推荐信。 提及你与你推荐的人的关系（个人或专业）。
第二段（和第三和第四）
参考信的中段包含您正在撰写的人的信息，包括他们为什么合格，以及他们可以贡献什么。 如有必要，请使用多个段落来提供详细信息。 具体并分享为什么这个人是合格候选人的例子。 如果可以的话，使用职位所需的技能，成功地观察人员的具体情况。
尝试描述与特定工作 ，学校或机会相关的素质和技能。 例如，如果该人正在申请一名工作经理，则应关注该人的领导力和沟通技巧 。
信封闭
在最后一段中，提供提供更多信息并包括您的联系信息（电话和电子邮件），以便您可以提供口头推荐，或者在必要时回答进一步的问题。 你也可以重申，你“全心全意地”或“毫无保留”地推荐这个人。
签名：以您的签名，手写，然后输入您的姓名结尾。 如果这是一封电子邮件，只需输入您输入的姓名，然后输入您的联系信息。 以下是如何结束一封带有业务关闭示例的信函 。
推荐信长度，格式和字体
在你开始写信之前：要求候选人给你发送他的简历，成绩单，简历或任何其他有助于你准确描述此人的材料。 您也可以要求说明他正在申请的职位以及公司的相关信息。 您拥有的信息越多，写出强有力的建议就越容易。
长度：推荐信应超过一个或两个段落; 这封简短的信件表明你要么不了解这个人，要么不完全认可他们。 但是，您希望保持信件的简洁并专注于几个关键点，因此请避免编写多个页面。 解释你如何认识这个人以及你为什么推荐他们的三段或四段是合适的长度。
格式：推荐信应该是单间隔，并在每个段落之间留出空格。 对页面的顶部，底部，左侧和右侧使用大约1“页边距，并将文本与左侧对齐（大多数文档的对齐方式）。
字体：使用诸如Times New Roman，Arial或Calibri等传统字体 。 字体大小应该在10到12点之间，所以很容易阅读。 调整字体大小是将您的信件保存到单个页面的好方法。
编辑：确保在发送之前阅读你的信件。 你可以让其他人编辑这封信，但隐藏候选人的名字以保护他的隐私。
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此致
梅利莎布拉德利
营销总监
A＆B媒体
melissa@abmedia.com
555-555-5555
格式化你的信
如果您将信函邮寄给雇主或学校，请务必遵守正确的商业信函格式 。 这包括在信件顶部列出您的联系信息，日期以及收到您信件的人（通常是招聘经理）的联系信息。 还包括您的手写签名在实体信件的底部。
但是，如果您正在通过电子邮件发送此信函，则不需要在信函顶部包含任何联系信息或日期。 请在您的电子邮件签名后列出您的联系信息。 此外，请务必清楚，简明地列出候选人的姓名，申请的工作（如果适用）以及信件的目的。 例如，主题行可能会显示：“名字推荐 - 人力资源助理工作”。
使用参考信函模板
如果您不确定要写什么，请使用参考信函模板并将其个性化以包含您的信息。 模板是查看如何格式化信件的有用方法，以及信件中包含的内容。
您还可以查看样本参考信函 ，了解您想要在自己的信中包含哪些内容。 但是，请记住更改该字母，以便它适用于您正在写信的特定人员。
更多示例： 参考字母示例