如果您将硬拷贝发送给收件人而不是电子邮件，正确的格式化尤为重要 - 该信件需要适当地放置页面并且看起来不错。
以下样本信函格式包括您写信时需要包含的信息，以及有关商业信函的适当字体，称呼，间隔，结束和签名的建议。
示例信格式
联系信息 （您的联系信息。如果您使用包含您的联系信息的信头进行书写，则不需要在信件开头加入）。
你的名字
你的地址
你的城市，州，邮政编码
你的电话号码
您的电子邮件地址
日期
联系信息 （您正在写信的人或公司）
名称
标题
公司
地址
城市，州，邮政编码
致词 （ 称呼示例 ）
亲爱的Mr.Ms。 姓氏:( 除非你非常了解这个人，否则使用正式的称呼，而不是第一个名字，如果你不知道这个人的性别，你可以写出他们的全名，例如，你可以写下“亲爱的Pat Crody”而不是“亲爱的克罗迪先生”或“亲爱的克罗迪女士”。请注意，该人的姓名后面总是后跟冒号（:)，而不是逗号。如果您不知道收件人的姓名，仍然普遍（和安全）使用老式的“他们可能关心的人：”）。
信的身体
你的信的第一段应该提供你为什么写作的介绍，以便你的目的从一开始就显而易见。
然后，在以下段落中，提供有关您的请求或您提供的信息的更多信息和特定详细信息。
您信函的最后一段应重申您写信的原因，并感谢读者审核您的请求。
如果合适的话，它也应该礼貌地要求书面回应或者有机会安排会议进一步讨论你的请求。
闭幕
最好的问候， （ 关闭示例 ）
签名
手写签名（对于硬拷贝信 - 使用蓝色或黑色墨水签署信函）
键入签名
如果您要发送电子邮件信函，请填写以下内容以及如何格式化您的签名 。
格式化你的信件的提示
- 写信时，你的信件应该简单而有针对性，这样你的信的目的就很清楚了。
- 单个空间您的信件，并在每个段落之间留出空间 。 左对齐你的信。
- 使用像Arial，Times New Roman，Courier New或Verdana这样的简单字体 。 字体大小应该是10或12点。
- 敬礼之后和结束之前留空白线。
- 商业信函应始终打印在白色证券纸上，而不是用彩色纸或个人固定纸。
检查格式错误和错别字
一旦你写了你的商业信函，在屏幕上校对（使用拼写检查）。 然后打印出来并至少再读一次，检查是否有错误或错别字。 （在硬拷贝上发现错误通常更容易。）
请注意格式错误，例如两个段落之间没有空格，或者线段缩进不正确。
然后在将信件放入信封之前，请不要忘记使用蓝色或黑色墨水在您输入的名称上方签名。
如果您正在使用Microsoft Word或其他文字处理程序编写您的信函，则有可用的模板可帮助您正确设置信函的格式。 以下是有关免费Microsoft Word信函模板的更多信息。
更多书信信息
知道如何写商业信函是一项基本技能，所以这里有几篇文章适合你：
首先介绍如何使用通用格式撰写商业信函以及审核各种商业信函模板。 另外，你可以看看这些与雇佣有关的商业信函的例子 。 查看有关格式化的更多详细信息，并查看另一个如何格式化商业信函的示例。
如果您喜欢通过示例学习，可以选择多种类型的商务信函，如求职信，面试谢意函，后续信函，工作接受和拒绝信函，辞职信函和致谢信。
在本次信函样本评估中，您可以找到所有这些以及更多与商业和就业相关的信件样本 。
并非所有的商业信件都会打印出来并寄出，因此查阅专业电子邮件和信件写作指南非常重要。