开始一封信的最佳方式
当决定使用哪种称呼时 ，你应该考虑你是否了解这个人，以及如何。 如果您以专业身份写信给某人，并且您已经亲自认识多年，则只能使用他们的名字。
否则，最好使用Mr.，Ms.或Dr作为适当的商业信函称呼 。 如果您对您应该使用哪种称呼有任何怀疑，请谨慎行事，并使用更正式的地址格式。
如果你不知道你的联系人的名字，不要试图用非正式的方式开始你的专业信函，如“你好”，“问候”，“你在那里”或“早安”。
虽然这些非正式的问候语适合随意发给朋友的电子邮件，甚至可以发送给一组人，但在专业信函中，您需要使用个人问候语，其中一种具有第一和/或姓氏（“Dear Mr. Doe”）或职位（“亲爱的招聘经理”）。
专业信函问候的例子
- 亲爱的名字姓氏; 例如Dear John Doe
- 亲爱的Mr.Ms。 姓; 亲爱的杜先生或亲爱的杜女士
- 亲爱的Mr.Ms。 名字姓氏; 亲爱的John Doe先生或亲爱的Jane Doe女士
- 尊敬的招聘经理
- 亲爱的先生或女士
- 致相关人士
- 亲爱的人力资源经理
- 亲爱的公司名称招聘人员; 亲爱的ABC公司招聘人员
如何找到联系人
如果可能的话，在写作时使用联系人姓名。 这使得你的信更加个性化，并且与读者建立了直接的关系。
如果您没有联系人姓名，您可以进行一些调查，试图找出合适的人来处理您的信件 。
有时候这个名字会出现在公司网站上，或者你可能能够在LinkedIn上找到合适的人。 也许你的一个同事或联系人可能知道适当的人可能是谁。 你也可以打电话给你正在写的陌生人的办公室，并通过解释你打电话的理由向接待员询问他们的姓名（ 例如： “我正在与你的公司申请工作，你可以告诉我你的雇主的名字经理，以便我知道应该向谁求职 ？“）。 寻找名字并不需要太多时间，它传达的情感是值得的。
有时候，尽管你尽了最大的努力，你却找不到一个名字来表达你的来信。 在这种情况下，你有各种选择，所有这些都是专业和适当的。 关于您发信的地点的信息越多越好（例如，公司的人力资源部门或与您咨询相关的部门经理）。 这样，您可以在选择问候语时做出更有针对性的选择。
当你有一个名字但不确定你写的人的性别时，可以忽略这个敬语，并单独使用姓氏和名字。
写作和发送信件的技巧
在你问候之后，你会开始你的第一段，这通常是一个介绍，让读者知道你是谁，你在写什么。 如果你有一位相互认识的人把你介绍给读者，那么你应该在这个时候提及他们 。
你的信的正文通常由一段或两段文字组成。 在这里你可以详细说明你的信的主题，并提供有关该主题的支持细节。 您需要保持简洁，并且与个人和主题相关。 彻底，但不要重复自己，不要重复不重要的细节。
接下来，你需要总结你的信。
你的总结应该包括感谢你的时间和考虑。 如果您打算稍后跟进，还可以提供何时以及如何与他联系的详细信息。
以“真诚”或“问候”的方式完成专业信函 。如果您计划通过邮寄服务发送信函，则应在您的签名后跟上您输入的姓名。 如果您正在发送电子邮件，则应在输入的名称后跟随您的联系信息，您可以手动输入或自动为您输入联系信息。 以下介绍如何设置自动电子邮件签名 。