示例公司会议项目计划让您开始
预先规划项目
你的第一步是规划这个计划。
您首先与利益相关方讨论事件。 如果这是去年完成的，那么什么是正确的？ 什么地方出了错？ 谁管理这个项目，他们能帮助你避免今年的陷阱吗？ 自从首席执行官将项目分配给您之后，他/她想要脱离事件的原因是什么？ 活动将在何时举行？ 哪里？ 预算是多少？
尽可能多地组装尽可能多的信息。 这将是您制定项目计划的基础。
建立团队
您需要哪些其他资源才能使此项目取得成功？ 其他部门的人员能否帮助您成功举办此活动？ 你需要做些什么来获得帮助？ 你能问一下还是需要得到老板的正式批准？ 你需要多少时间？ 你需要他们提供什么特定技能？ 任何人都可以提供该技能，如果你想要的人不可用？
由于这是一次全公司会议， 人力资源部门如何提供帮助？
你需要设施部门的帮助吗？ 市场部门呢？ 你需要那方面的帮助吗？
规划议程
一旦你知道会议将持续多久，你就开始填写时间块。 你需要一个开放式扬声器吗？ 它会是谁？ 您是要将参加者聚集在一起，还是要将他们分成较小的团体作为该计划的一部分？
您需要多少其他扬声器？ 如果你爆发了，谁将使用较小的会话？
活动是否需要一天以上？ 你将如何结束第一天？ 你将如何在第二天重新开放？
最后如何结束？ 你需要结束演讲吗？ 如果您预订了酒店，您将如何处理退房人员的后勤工作？
找到空间
找出有多少人来。 然后确定你需要多大的空间。 活动将在哪里举行？ 公司办公室有空间还是需要更大的空间？ 首席执行官是否希望异地举行会议，以便人们可以集中精力，还是希望在办公室举行会议以降低成本？
您所在地区的哪些房产可以提供您需要的空间？ 机场附近的酒店是否将出城人员的出行时间最小化或者您是否会找到更安静的城镇出行的不错选择？
不同的场馆为他们的设施收费是什么？ 它们包括什么，你需要购买什么并带入？ 他们会为你分配一个人吗？ 他们关于外部材料和人员的政策是什么？
把它关掉
收集了至少大部分这些问题的答案后，您就可以开始制定项目计划。
请记住，我们这里展示的是项目任务清单，即工作分解结构（WBS）。 它不包括任务或时间轴之间的任何依赖关系。 那些将在稍后添加。
样本公司会议项目计划
在如何使用项目管理的基本工具规划项目时 ，我们讨论了规划过程中项目规划背后的思想以及使用项目管理技能。 以下是项目计划工作分解结构（WBS）如何查找计划公司会议的项目：
1.预先规划项目
- 确定预算
- 与CEO讨论确定项目目标
- 联系以前的项目经理（PM）获取提示
- 确定利益相关者列表
- 与利益相关者联系以获得输
- 为活动确定首选日期
- 确定需要多少扬声器/演示者
- 确定需要多少支持人员
- 确定将有多少员工参加
- 列出事件的可能位置
2.建立项目组
- 获取市场营销代表
- 获取人力资源代表
- 看看采购是否会指派某人来帮忙
- 请苏珊处理所有发言人的细节
- 从设施获取代表
- 安排项目组开始会议
3.制定议程
3a计划第一天
- 设置开始时间
- 设置时间，安排地点和人员注册
- 设定早上会话的长度
- 设置演讲的长度
- 计算早上会议所需的发言人数量
- 招聘扬声器
- 计划中上午休息（时间和长度）
- 在休息期间安排会议室的更新（水，垃圾等）
- 计划午餐时间（时间，长度，地点，菜单，谁支付）
- 计划下午的会议（长度，发言人数量）
- 招募下午的演讲者
- 计划第一天关闭（时间，谁，长度）
3b计划第二天
- 设置开始时间
- 设定早上会话的长度
- 计算早上会议所需的发言人数量
- 招聘扬声器
- 计划中上午休息（时间和长度）
- 在休息期间安排会议室的更新（水，垃圾等）
- 计划午餐时间（时间，长度，地点，菜单，谁支付）
- 计划下午的会议（长度，发言人数量）
- 招募下午的演讲者
- 计划闭幕演讲（时间，谁，长度）
- 安排与酒店退房时间
4.规划空间
- 确定与会者人数
- 计划座位安排（行与表）
- 计算所需的空间
- 调查可用的空间数量（成本，地点，服务包括在内）
- 统计每天的发言人数量和总数
- 确定所需支持人员的数量和类型
- 了解有多少与会者/演讲者/工作人员需要房间
- 与可用地点协商费用和日期
- 与所选位置签订合同
5.宣传活动
- 完成活动地点的所有详细信息
- 确保与会者收到通知
- 通知所有主题和演讲时间/日
- 通知所有支持人员的职责和轮班
- 从与会者处获得RSVP
- 根据需要通知替换参加者
6.跟进
- 从所有发言者处获得发言稿
- 审查最后的演讲
- 为所有与会者，发言人和工作人员获取名称标签
- 为与会者购买任何材料和礼物
- 重新确认活动地点
7.审查和评级
- 将满意度调查发送给所有与会者
- 向所有发言者发送评论调查
- 向所有发言人和工作人员致谢
- 与项目团队举行闭门会议
进一步规划
上面的项目计划工作分解结构（WBS）显示了计划公司会议的样本。 这只是一个大纲。 项目团队仍然需要处理这些项目，并扩展其中的很多项目。 另外，他们需要为每个任务所需的时间，任务的相对重要性以及任务之间的相互关系/依赖性进行工作。