利用便利使会议更有成效
促进者的主要作用是通过保持小组在任务上并沿着相同方向一起移动来增加小组计划会议或会议的价值。
协调人还确保每个小组成员参加会议。
集团促进
内部员工或外部顾问提供团队或团队的便利，他们擅长：
- 介绍内容和信息，
- 设计和制定有助于团队实现其目标的流程，
- 为会议 ，培训，团队建设会议或其他工作活动提供适当的结构 ，以便小组的使命在会议中完成，
- 促进对会议结果的共同责任，以及
- 从参与者中提出问题的答案和问题的解决方案。
个人促进
当个人参与这个过程时，通常是因为两个或两个以上的员工正在经历冲突 ，分歧，需要设定共同的目标 ，或者需要汇报项目，过程或经验。 熟练的辅导员可以提供个别员工所需的结构，内容和流程，以达成彼此满意的解决方案。
提供便利的个人特征
促进是一种学到的技能，最适合表现如下特征的个人：
在有经验的辅导员的领导下，如果没有领导者，会议，团队建设会议和培训班就可能取得成果。 这是因为团队中的团队成员往往缺乏有效促进他们自己工作流程所需的技能，许可和支持。
在会议中避免竞争对话
与工作中的人建立有效的工作关系通常很困难。 这就是便利化派上用场的地方。 有效的小组会议促进会议管理难以持续竞争对话的人员之间的互动。
两个或两个以上会议成员之间的讨论话题浪费时间，妨碍小组进展，并限制个人对整个团队的贡献。 此外，即使在话题上，几个小团体之间的竞争性谈话剥夺了团队成员对团队成员正在讨论的见解。
这最终会导致会议中产生有限的想法。
无论您是会议领导者，经理还是小组成员，当小组成员同时举行多次讨论时，您可以使用以下想法将小组重新召集到一起。
管理竞争对话
- 使用非语言交流：观察一下参加者的情况。 在寻找时抬起眉毛，或向参与者挥手。 让其他参与者重新加入该组，然后停止发言的人一分钟。 不要害怕这样做 - 这是管理者或团队领导者控制会议工作的一部分。
- 问一个问题：打电话给参与竞争性谈话的小组成员之一。 简要总结整个会议中讨论的内容，征求他或她的意见。 让他或她在会上与其他人分享他们的想法。
说，“我相信我们都会对你在这个问题上的想法感兴趣，克里。” 这对你来说可能有点不舒服，但它有两个目的：它将侧面谈话带入主要谈话，并让每个人都知道行为是不允许的。
- Verbally intervene：直接要求参与竞争对话的小组成员重新加入小组讨论，不要使用讽刺或愤怒。 比如说，“每个人都在同时谈话时，我恐怕会错过好主意，我知道我无法跟踪所有这些想法。” 一般来说，最好使用这种策略作为第二次或第三次吸引人的尝试。它直接而且非常有效，但会让团队成员难堪。
- 建立群组信号： 群组信号提醒参与者一次进行一次讨论。 有效运作的信号是制作非言语超时标志，然后拿住一根食指指示一次会议。 如果团队成员之间有良好的关系，一个笑话也可能是一个有效的工具。 试试像“嘿，约翰和简，不要试图计划你的世界收购并回到会议上。”
关于会议中竞争对话的最后一句话
人们在参加商务会议期间花费了大量的工作时间。 作为经理或会议领导者，您有责任确保员工充分利用时间。 有效的会议管理保留了他们的时间，并且通过控制侧面对话，您可以确保会议保持主题并提供高质量的工作。