您可以计划，领导和管理会议以产生结果
如果您忽视这些会议管理机会中的任何一个，那么您的会议和团队将不会从您投资时的结果中获得您想要的成果。 参加这十二项会议管理技巧，指导您的与会者实现预期的，积极的和建设性的结果。
在会议之前应该做些什么来确保有效的会议
会议前的行动为完成会议结果奠定了基础。 你可以做所有需要的后续工作，但如果没有有效的会议计划开始，你的结果会让你失望。 这些提示将帮助您规划和实施会议。
计划会议
产生结果的有效会议始于会议计划。 首先，确定是否需要其他员工来帮助您计划会议。 然后，通过举行会议决定你希望完成什么。 为你的会议建立可行的目标。
您制定的目标将确立有效会议计划的框架。 正如斯蒂芬科维在高效人士的七种习惯中所说的那样，“从头开始。” 您的会议目的将决定会议重点， 会议议程以及完成目标所需的与会人员。
确保你需要一个会议
一旦你制定了会议计划，确保会议是实现既定目标的合适工具。 考虑到人员参加时间，安排会议并举行会议是非常昂贵的，因此请努力确定会议是解决问题，改进流程或制定持续计划的最佳机会 。
您可能会发现，您可以通过电子邮件讨论或通过公司通讯发布和请求信息来完成会议目标。 确保会议需要，而不仅仅是为了您更方便 - 当您真正了解他们的需求时，会议与会者将会获得更好的结果。
确保会议适当参与
如果会议是实现目标的适当方式 ，请与必须出席会议的与会者取得成功。 必要的与会者必须可以出席会议。
推迟会议，而不是在没有关键工作人员的情况下召开会议。 如果代表参加关键决策者的工作，请确保指定的工作人员有权决定或推迟会议。
会前分发和审阅前期工作
你参加过多少次会议？会议主持人发布了一系列讲义或投影了Microsoft PowerPoint幻灯片进行讨论？ 沮丧？ 你打赌。 这次会议成为一个小组的阅读，对于目标达成毫无成效。
当举行会议的目的是决策和回答问题时，小组阅读是对人们时间的可耻浪费。
通过在实际会议之前提供必要的前期工作，您可以使会议达到最高效率并确保结果。 在会议开始前48小时提供前期工作，图表，图表和阅读材料会影响会议成功。 准备时间越多，准备更充分的人就会参加你的会议。
有助于实现会议目标的文档可以包括报告; 数据，图表，以及链接到竞争信息，销售月至今和生产计划的链接; 描述重要讨论要点的Microsoft PowerPoint幻灯片; 以及会议记录 ，笔记和早期或相关会议和项目的后续工作。
工作前，即使只是链接，阅读信息，及时分发，并认真期望与会者在会前阅读前期工作，有助于确保您的会议取得成功。
会议期间确保有效会议
有效使用会议时间可以增加对该主题的热情。 它产生了参与者的承诺和成就感。 人们感觉比日常挑战更重要。 因此，为后续活动搭建舞台的便利和积极的会议将产生会议结果。
有效的会议促进
会议领导人为会议参与者之间的互动设定了积极而富有成效的基调。 有效的会议便利化首先要检查目标，预期结果和议程。 主持人帮助小组成员保持专注和富有成效。
会议设计和议程确定了会议的框架。 一个有效的促进者，让参与者跟踪，确保会议达到预期的，理想的结果。
在会议中使用前期工作
在会议期间使用或引用在会议之前提供的工作前信息和其他信息。 你强化了参与者需要预先花费时间审查完成预期结果所必需的材料的需求。
你的参与者将在出席你的会议前做好准备，你的结果将证明有充分的准备和领导力 。 没有人希望看起来毫无准备，不感兴趣，或者没有在队友眼中做出贡献。
参与每个参与者的行动
每个工作组都有各种出席会议的人物。 你有安静的同事和试图控制每个平台的人。 无论是促进还是参加会议，您都需要让每位与会者参与实现会议目标。
这确保每个参与者都投入到会议主题和后续工作中。 在整个团队拉动的时候，你会得到更多的结果，而不是一个主导职员的人试图推动其他人上山。
制定有效的会议后续计划
在会议期间，制定行动事项的后续计划。 有效的计划包括以下内容。
- 具体的行动项目，
- 承诺“拥有”履行行动项目的人的姓名，
- 行动项目的到期日期，以及
- 关于什么构成行动项目完成的协议。
讨论团队成员尝试完成产生所需结果的项目时可能遇到的实际情况和成功障碍。 如果需要，请为参加下次会议的人设定一个时间。
会后确保有效会议
会议之前和会议期间的行动和计划在帮助您实现预期，积极和建设性成果方面起着重要作用。 会议后的行动同样重要。 在下一次预定会议中进行后续活动永远不足以确保结果。
发布会议纪要
首先在24小时内发布你的会议记录和行动计划。 如果他们立即开始采取行动，人们将对结果做出最有效的贡献。 他们对会议，讨论和选定方向的理论依然有新的记忆。
他们保持热情并准备好开始。 分钟分布的延迟会伤害你的结果，因为大多数人等待分钟到达之后才开始处理他们的承诺。
有效的会议后续活动
尊重和遵守最后期限和后续行动将有助于您从会议中取得成果。 截止日期是在会议期间确定的。 会议结束后，每个有行动项目的人也应该制定一份计划，以便他们履行自己的承诺。
无论他们是在计划者中写下步骤，将任务委托给其他员工，还是完成任务，都由个人负责跟进。
会议策划者也是如此。 跟进每个在会议之间有行动项目的人，可以改进会议结果。 您的目标是检查进度并确保任务正在进行中。 请记住，你所问的关于完成。
下次会议期间的后续问责
你是否曾经参加过一个后续会议，每个参与者都告诉小组他们为什么不能完成他们的承诺？ 结果是令人遗憾的。 在会议周期的早期就开始建立结果问责制的标准或习惯 。
协调员在会议之间进行的后续工作有所帮助，但该组织必须使未能履行承诺的行为无法接受 。 在下次会议上报告进展情况和成果，并期望一切都会完成。 或者，在下次会议上检查进度，如果有进展的真正障碍，请确定如何继续。
汇报持续改进的会议过程
汇报每次会议的做法是持续改进的有力工具。 参与者轮流讨论对当前会议过程有效或无效的内容。 他们还讨论了他们认为该小组就会议召开的主题所取得的进展。
为了不断提高到另一个水平， 成功的团队会对他们的整个项目以及过程进行总结，以确定他们如何有效地创造成果。 未来的会议反映了评估。 会议演变为创建组织结果的更有效的工具。
结论
结果可以通过精心策划和实施的会议来实现和预测。 遵循这12条建议，确保与会者在投入会议时达到预期，积极和建设性的结果。 当您使用这些有效的会议技巧时，您的组织将奖励您的成就，同事会爱上您。