保持项目前进
我们还将介绍一些您可以使用的变更管理工具以及项目范围管理如何发挥作用。
在我们谈论流程或工具之前，我想讨论一下你的前景要改变。
接受改变发生
项目管理生命周期的任何阶段都可能发生变化。
让项目管理上的变化更轻松的最简单方法就是知道它将会发生并为此计划。
在变化发生之前制定应对变化的策略是使每个人都能接触到不同的最快方式。
定义的，结构化的变更管理流程是最好的开始。 如果有人建议项目应该做一些与当前计划不同的事情，并且避免项目失败的好方法，那么这将是你的剧本。
变更管理流程
变更管理流程如下所示：
- 接收有关更改的信息
- 评估变化，包括规划将要进行多少工作
- 准备一个关于是否值得前进的建议。
- 然后你从项目发起人那里得到一个关于你是否应该纳入变更的决定。
让我们依次看看这些步骤。
接收有关更改的信息
您将收到更改项目的请求。 您可以通过数百种不同的方式接收信息：在会议中，电子邮件中，电话中，走廊上，晚上冲出办公室。 理想情况下，您将获得有关变更申请表的信息，但您应该知道，在现实生活中，许多重要的利益相关方认为完成这种文书工作是项目经理的工作。 而在你的公司，它可能是。
使用您的项目变更请求模板（更多内容在一分钟内）捕获请求的所有细节，但非正式地与您一起到达。 然后通过发起者运行表单，以便您知道您已准确反映了他们想要的内容。
请记住，更改也可能是关于解决问题。 不要总是认为变化将与投入工作有关。无论您是增加还是减少项目范围，流程都是相同的。
进行变更评估
详细查看更改请求。 您将评估对以下方面的影响：
- 时间表
- 文档
- 到目前为止所做的工作还有待完成
- 预算
- 质量措施
- 范围
- 资源可用性。
例如，软件更改可能估计为5天。
这不仅会在计划中增加5天，因为它会推出另一项任务，并在关键资源处于假期的时间范围内移动该任务。 这项任务也需要移动，所以总体而言，这一改变会为计划增加8天。 这需要5千美元才能完成，额外的8天将我们带入供应商合同的另一个月，因此也需要考虑成本。 质量保持不变，但范围发生变化以纳入新变化。 所有相关文件都需要更新，包括已经开始的项目计划和培训手册。
如您所见，简单的5天更改可能会产生广泛的影响。 在决定是否进行变更之前，了解所有这些内容非常重要，因为完整的画面可以改变结果。
准备并提出建议
现在你知道这个变化的全部影响，你可以提出一个关于它是否值得继续的建议。
在某些情况下，它不会，因为预计的收益将低于成本。 在其他情况下，可能会有足够的收益来抵消额外工作的成本。 在其他情况下，您可能会发现这种变化会对成本产生负面影响，但对此无能为力，因为这是一个监管或合规问题，或者是像组织结构重组等其他内部原因。
获得决定
对于属于您的授权限制范围内的微小更改，您可以自行决定是否接受更改（通过团队的正确输入）。 任何更大的应该由项目发起人或项目委员会批准。
记得回头告诉别人他们的变化是否被拒绝。 如果可以的话，你想避免恼人你的项目干系人 ！
变更管理工具
有许多变更管理工具可用于使此过程更轻松，更简化。 我建议：
- 清单或流程图，让人们准确地了解他们必须做些什么来改变您的项目范围。
- 模板更改请求表单。 这可以通过自动化的工作流程联机。
我们来看看接下来的项目变更请求。
什么进入项目变更请求
项目变更申请表应包括：
- 请求变更的人的姓名（'请求人'）。
- 一个唯一的标识符，就像更改号码一样（稍后您可以添加此标识符，因为任何提出请求和使用表单的人都不知道要在该框中放置什么内容）。
- 提议的更改的描述，尽可能详细地进行管理。
- 变化的类别。 理想情况下，您将预先填充此部分，以便他们只需勾选框。 这是一个很好的地方，可以说明一个变化是与监管还是内部合规相关，就好像它（真的）一样，那么你就可以绕过很多规划和评估步骤，并且只是简单地继续。
- 变化的原因。 这样做的理由是什么？ 为什么请求者想要它？
- 改变对项目各种不同要素（包括时间，成本，质量，范围）的影响。 他们可能没有全部细节，因此您可能需要在变更评估步骤中与他们一起填写空白。 他们应尽可能地完成。 您在这一点上寻找的最低要求是让他们确认是否会增加，减少或更改现有的项目参数。
在更改请求表格的底部会有一些细节供您填写，因为更改将在以后进一步讨论。 您的模板还应包含以下空间：
- 更改决定：接受，拒绝或推迟
- 作出决定（或小组）的人的姓名，加上决定的日期和任何其他意见。
提出请求的人将不知道结果 - 没有人会 - 所以这些框将保持空白，直到合适的小组开会讨论您的建议并做出决定。
变更和项目范围管理
项目范围管理是您控制项目内容和非项目内容的主要方式。 当您收到对项目范围的更改时，您需要考虑整体影响项目的方式。 您的变更管理流程可帮助您实现此目的，并将其置于上下文中，管理变更只是管理范围的一小部分。
这里值得谈论“项目管理知识体系指南”（PMBOK®指南） - 第五版如何涵盖项目变更管理，因为它不像您想象的那么直观。 PMBOK®指南在项目范围管理部分包含一个名为“控制范围”的过程，这是一个很好的开始。 但是，项目的变更管理过程需要以更加一体化的方式进行处理，这在文中有所体现。 PMBOK®指南用户还应参考“执行综合变更控制”流程，因为该流程阐述了如何链接所有内容。
为了成为PMP，您需要了解PMBOK®指南如何涵盖变更管理，因为这将是您将要审查的内容。 但是，您应该记住，您实际在项目中使用的变更管理流程需要整合，易于遵循和实用。
通过变革过程帮助您的团队的5种方法
您的项目团队对您的项目取得成功至关重要，因此在您管理项目变更时让他们有所帮助。
以下有5种方法可帮助他们快速了解项目变更管理流程。
1.谈论变化。 让他们知道项目的变化是正常的，他们应该期待它。
2.分享过程。 上面我们已经谈到了变更管理流程，但这并不是每个人都能自然而然地获得的。 除非你告诉他们，否则你的团队成员将不知道该做什么以及对他们的期望。 建立一个简介，与他们一起完成整个过程，让他们知道他们在这个过程中的作用。
3.让它变得容易。 当一个项目经历一个范围的变化时，这可能会让人迷失方向。 时间表错了，预算可能不同，要求肯定不同。 团队可以发现一个令人不安的变化，尤其是一个大的变革，这个变革颠倒了他们以前认为的决定（确实发生了）。 为他们尽可能简化流程。
4.在那里帮助。 一种新的工作方式需要一段时间才能入睡。如果您以前以非正式方式管理项目变更（或根本不管），那么对正式流程的更改可能需要一段时间才能成为“我们在此处做事的方式”。 告诉团队，如果他们想要从你身边跑过去，你就在那里帮助他们。
5.不要害怕说不。 并非所有的变化都是明智的建议。 让你的团队知道，如果他们强烈地感到这次改变对于这个项目来说不是正确的事情，那么你会在与变更请求者的对话中支持他们。
如果不能有效地管理变更是你的项目出轨的方式之一， 那就小心了。 掌握了这些信息后，您现在可以开始以受控方式处理项目变更。