只要您坚持既定的布局和语言规则，编写有效的，精美的商业信函可以是一项易于遵循的任务。 意识到你的收件人定期读取大量的信件，并且会支持没有错别字和语法错误的良好执行的信件。 一个好的经验法则是对它进行两次校对 ，然后让一位同事对其进行检查，以确保没有错过。
商业信函的部分
您的信件的每一部分都应遵守适当的格式，从您的联系信息和收件人的信息开始; 称呼; 信的正文; 关闭; 最后，你的签名。
商业信函格式
以下是传统的商业信函格式，根据您与读者的关系以及您期望的结果提供关于如何构建它的提示。
您的联系信息 ：
你的名字
你的地址
你的电话号码
您的电子邮件地址
日期
收件人的联系信息：
他们的名字
他们的标题
他们的公司
公司的地址
称呼 ：
身体
格式化基础知识：
- 在每段之间，敬礼之后和闭幕之间使用单行间隔的行。
- 左对齐您的信件（左边）。
触发正确的音调：
通过简单而有针对性的语言使你的信件的目的清晰，保持开头段落简短。 你可以从“我正在写......参考......”开始，然后从那里开始，只传达你需要说的话。
接下来的段落应该包括让你的读者完全理解你的目标的信息，但避免曲折的句子和不必要的冗长的单词。 再次，保持简洁以保持注意力。
如果您的目的是说服收件人 - 投资资金，给你一个参考资料，雇用你，与你合作或者解决问题 - 为这个事业创造一个引人注目的案例。 例如，如果您希望读者赞助慈善活动，请确定与其公司的慈善目标有任何重叠。 说服读者，帮助你互惠互利，你将增加赢得支持的机会。
将你的结尾段落保留两句。 只需重申您的写作理由，并感谢读者考虑您的要求。
免费关闭 ：
关闭的一些很好的选择包括：
- 肃然，
- 此致，
- 亲切，
- 尊敬，
如果您的信件不太正式，请考虑使用：
- 祝一切顺利，
- 最好，
- 谢谢，
- 问候，
签名：
在您的结账下面写下您的签名，并在您的结账和您输入的全名，标题，电话号码，电子邮件地址以及您想要包含的任何其他联系信息之间留下四个空格。 使用以下格式：
你的手写签名
键入全名
标题
发送电子邮件商业信函
如果您要发送电子邮件信件， 您的签名将稍有不同 。 不要将您的联系信息包含在信件的标题中，请将其列在签名的下方。 例如：
此致，
名字姓氏
标题
你的地址
你的电话号码
您的电子邮件地址
在电子邮件的主题行中加入您正在撰写的主题，以便读者明确为什么要发送邮件。
商业信函写作技巧
您可以在这些指南中找到关于如何撰写商业信函的更详细提示，包括选择字体，选择保证金并正确格式化信函。
查看例子以获得您自己的信件的想法总是有帮助的。 审核信函样本 ，包括求职信，面试谢意函，后续信函，工作验收和拒绝信，辞职信，谢函，以及更多与商业和就业相关的信件样本。