本文为各级管理人员提供了提高会议促进技能以支持提高会议效率的想法。
经理在会议上出现错误
许多管理者认为他们知道如何“举办”会议。
他们制定议程，做所有的谈话，并做出所有的决定。 虽然这对管理者来说可能会很简单和高效，但这往往浪费了人们的时间，并没有挖掘出团队的创造潜力。 事实上，它与员工倾向于退出的情况相反，推迟到明显想要负责的经理。
经理们不会让员工参与更多的会议有很多原因，其中包括：
- 害怕放手。
- 由于他们负责，他们需要提供所有答案。
- 对员工的能力或解决问题的能力缺乏信心。
- 缺乏会议促进技能。
虽然前三项是管理不善的行为，但最后一项，便利技能可以通过实践来学习和加强。
加强你的会议促进技能
根据定义，便利意味着：“ 让事情变得简单或减少困难; 帮助推进 “。为了让经理人能够召开会议（而不是运行会议），他们需要愿意放下自己的权力并愿意接受不同的结果和方法。
恰当的会议促进涉及让每个人参与识别和解决问题。 团队几乎总是会开发出比任何管理者都更好， 更有创意的解决方案 ，并且将更有可能支持解决方案的实施。
这里有九个技能需要促进会议，所有这些都可以通过实践来学习和改进：
- 议程规划。 合作会议从议程规划开始。 选择邀请参与的主题，即要解决的问题远比“信息”主题更有吸引力。 然而，需要分配足够的时间以允许小组参与。
- 环境和气候设置。 物流事宜！ 当人们不舒服，看不到对方，听不到，或者饥饿时，会议结果将受到影响。 了解如何利用物流作为鼓励参与和消除障碍的方式。
- 问问题。 伟大的问题激发了大讨论。 文章“ 使用GROW模型的70个令人敬畏的教练问题 ”提供了一些杰出的讨论提示。
- 积极倾听。 当经理解释，检查理解并询问后续问题时，它会鼓励更多参与并保持讨论流畅。 在“ 如何成为更好的听众 ”中，我分享了关于加强积极倾听技巧的想法。
- 头脑风暴。 大多数人认为他们已经知道如何进行头脑风暴。 但是，他们通常不会。 在许多情况下，由于流程管理不善，强大的社会或政治压力以及不便的促进技能，头脑风暴的有效性会降低。 许多人从未真正体验过经营良好的头脑风暴会议的力量。 请参阅“ 集思广益会议上的15种方法 ”，了解不要做什么 - 然后做相反的事情！
- 达成共识的技巧。 共识并不意味着每个人都必须同意一个决定。 这意味着每个人都有机会分享他们的观点并提出想法。 适当的便利将引导小组从理念分享到制定有效决策 。 达成共识需要更多时间，但通常会从整个集团中获得更大的认同。 但是，请记住，共识不是最终目标。 对于手头问题的有效决策是最重要的问题。 参见六步共识决策框架，详细了解如何通过共识决策过程领导团队。
- 解决冲突。 每当有大量人参与解决问题时，冲突是不可避免的。 事实上，团队研究人员将任务或问题之间的冲突视为有效决策过程的一部分。 经理必须学会如何以积极的方式利用冲突的力量。 请参阅： “针对小组的冲突解决方案 ”。
- 非口头沟通技巧。 虽然研究人员争论确切的百分比，但大多数人会同意，超过50％的沟通是非口头的。 经理需要能够阅读团体的语气和肢体语言，以评估他们的参与程度，坦率和承诺。
- 记录。 熟练的团队协助涉及知道何时转到活动挂图或白板以捕捉人们的意见。 这样做会让人觉得他们的想法正在被听取并被重视，并且作为一个有价值的记录被用于行动计划和后续行动。
底线：
时间是生活和工作中的宝贵财富。 努力管理会议以实现最佳效率和效果。 学习，练习和应用上面提到的九个便利技能是一个很好的开始。
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由Art Petty更新