员工如何获得查看其人事档案的权限？
由于员工知道这些记录存在，他们会不时查看它们以查看文件包含的内容。
在决定如何提供员工（以及前员工访问权限）时，请记住适用于您的业务的任何法律。
许多州有法律要求公司将文件的特定部分提供给现任和前任员工。 请咨询您的雇佣律师 ，确保您的保单符合所有法律。
例如，联邦法律要求与美国残疾人法案相关的记录与人事记录保持分开。 如果您的公司需要遵守HIPAA，请确保您的医疗记录符合该要求。
您可以在允许员工在文件中看到的内容方面拥有很大的余地。 但是，请记住，即使您确定员工无法访问某些信息（例如参考检查），但在信息可被发现的诉讼中也是如此。
因此，请指导您的员工准确记录事情并随时遵守法律。 员工记录不是内部笑话或讽刺评论的地方。
这些在法庭上没有得到很好的解决。
作为一般规则，让记录有一位看门人确保程序得到遵守并保持一致。 你不希望一个人力资源经理允许人们将他们的记录带回他们的办公桌，而另一个拒绝访问。
要求每个人都通过一个单一来源，有助于保持事物的一致性和合法性。
有关记录和记录保留和访问的法律很棘手。 确保你保持最新状态。
以下政策对您的业务而言是一个良好的开端 ，但请记住，您的州和当地法律可能会有所不同。
样本员工记录访问策略
所有员工，前雇员和员工代表可以预先通知人力资源人员查看其人事档案中的某些内容 。 可以查看与雇员的雇佣资格相关的文件，例如申请， 促销 ， 纪律处分和转让。 此外，员工可以查看政策签字表格和培训记录。
员工不得审核的文件包括参考资料或参考检查，管理层进行的任何调查记录，医疗记录，与司法程序有关的文件，违反另一名员工保密规定的任何文件以及用于员工规划的文件。
程序
希望审查其人事档案中允许内容的员工应在24小时前联系人力资源部门（不包括周末）。 前员工或人力资源人员未知的人员必须出示身份证明和/或许可证明以访问人事档案。
员工必须在人力资源人员在场的情况下审阅其人事档案。
员工不得从办公室移除人事档案的任何部分 。
员工可以要求复制文件或文件的一部分。 在合理的范围内，人力资源部的工作人员将提供复印件。 对于大量复印，员工需要为复印付费。
如果员工对其人事档案中的文件不满意，在人力资源员工在场的情况下，员工可以写下解释或澄清，并将其附在有争议的文件上。 HR人员或员工在任何情况下都不会更改实际文档。
员工也可能会要求从人事档案中删除文件。 如果人力资源工作人员同意，该文件可能会被删除。
如果人力资源人员不同意，可以按照公司开放政策规定的方式提出上诉。