负责人：联邦法律和州法律可能不同
这里是人力资源记录保存的基本准则。 但请记住，州法律可能与这些准则有所不同。 如果州法律和联邦法律有冲突，请始终根据要求更长的时间保留记录。
保持某些东西的时间太长而不够久。
招聘记录：1年
您需要保存所有这些简历，面试记录，申请表和求职信息，甚至在做出工作机会决定后，通过申请人追踪系统记录您的搜索记录一年。 所以，如果你采访一个申请人，整个过程拖了三个月，直到最后的招聘决定时钟开始滴答滴答。
你为什么要这样做？ 如果有人质疑你的雇用决定，你需要证明你不以任何方式 ，形式或形式非法地进行歧视 。 像美国残疾人法案 ， 第七章和其他许多法律要求你证明你遵守了法律。 维护这些记录可以帮助你做到这一点。
药物测试记录：1年或5年运输工作
如果您需要进行职前药物检测 ，这是招聘记录的一部分，您应该保留一年的结果副本。
如果您进行额外的药物测试，无论是因为工作事件还是随机检查的一部分，您还需要维护这些记录一年。 但是，如果您受到运输法规的限制，那么药物测试记录的最低时限为五年。
工资单/时间卡等：推荐使用3年以上，5年后终止
法律要求你将这些记录保留三年，但最近的诉讼意味着你可以更长时间保持这些记录。
您想记录每位员工的工资支付情况，以及您公司在整个任期内工作了多少小时。 无论原因如何，员工离职后至少保留5年的记录。
对于豁免员工，当然，您不需要维护时间记录，因为无论工作小时数是多少，他们的工资都是一样的。 但是，如果您在非豁免时将员工错误归类为豁免员工，这些工作时间记录可以指导您支付欠款加班费 。
确保你包括公司计算工资的方式。 例如，您需要跟踪是否是直薪，工资加佣金，加班费，计件工资或直接小时工资。
您不仅需要为薪酬和税务问题做这些工作，而且还有许多其他决定依赖于工作的小时数。 例如，FMLA的资格取决于一年内工作的小时数。 如果您有兼职豁免员工，则可能需要考虑需要时间记录以确定FMLA资格。 您还需要能够证明您在所有工作时间内都支付了工人工资。
表格I-9：雇用后3年，终止后1年，以后者为准。
维持员工I-9表格，与员工记录分开存放，雇用员工后三年，终止雇用后一年，以较晚者为准。
健康/养老金福利信息：6年
你需要保存你所有福利计划的记录至少六年。 法院认为，如果雇员起诉你，说他或她应得到更高的养老金，例如，雇主有责任证明他们欠的更多，而不是雇员证明他们有责任。 保留所有这些总结计划描述。
如果您有符合COBRA资格的前雇员，延长他们的健康福利，您还应该保留这些记录六年，以确保安全。 法律没有规定保留，但由于这可以适用于雇员退休收入保障法（ERISA），该法律要求保留六年。 为了安全起见，请勿将这些记录丢弃。
FMLA记录：3年
当员工要求FMLA时 ，即使您拒绝休假，您也需要保留该文件。 确保您记录每个员工的休假 - 开始时间和使用时间。 如果员工有间歇性FMLA，请确保您跟踪每个假期并记录使用的小时数 。 应记录日期和小时数。 请记住，间歇休假可以在一天中使用几个小时，也可以在一周内使用几天。 记录一切并保留这些记录。
请记住，这不是一个全面的清单，仅适用于联邦法规。 例如，如果您是联邦承包商或您所在的州有不同的标准，您可能会受到其他记录保留法律的约束。 如有疑问，请勿丢弃。
您可以访问人力资源管理协会（SHRM）关于记录保存和强制报告的其他资源。
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