以下是您需要了解的人事档案内容
- 雇主需要保留关于员工选择，绩效，工作历史，薪酬理由和内部晋升申请等人事问题的文件，仅举几例。
平等就业机会平等委员会的要求，诉讼或甚至需要证明没有对雇员加薪或晋升要求雇主收集并保留这种类型的雇员文件。 - 联邦或州政府要求雇主保留一些雇员记录。 在员工档案中组织员工信息对于访问和法律合规性以及准备情况是有意义的。
人事档案的种类
雇主通常维护几种类型的人事档案，用于商业用途，员工保密，医疗隐私和合法合规。 我不知道有任何法律规定雇主需要保留多少文件。
但是，有许多法律，并且存在员工保密的人事最佳实践，管理人事档案的内容以及谁有权访问这些信息。
这些是美国大多数雇主所维护的人事档案。 （全球法律和惯例可能有所不同。）
- 员工医疗档案 ： 1996年联邦健康保险流通与责任法案（HIPAA）要求雇主保护员工医疗记录的机密性。
- I-9员工表格 ：您需要为所有员工（非员工） I-9表格保留一个单独的文件，因为您不希望获得授权的政府员工在各种情况下查看这些表格，查看您的主要的，保密的员工人事档案。
员工访问人事档案
允许员工在人力资源人员的指导和监督下访问其员工人事档案 。 员工人事档案被认为是有责任维护和保护他们的雇主的财产。
样本人事档案政策
以下是贵公司使用的样本人事档案政策。 它讨论了推荐的各种文件以及谁应该访问每个文件。
示例策略
公司为每位员工维护三个员工档案。
（您的公司名称）的每个员工都维护一个人事档案 。 这些人事档案包含机密文件，由人力资源人员管理和维护。
访问此文件仅限于人力资源工作人员，并假定每位员工的经理都维护他或她自己的文件，并提供与员工工作绩效相关的文件。
人事档案中的典型文件包括就业申请表，家庭紧急联络表，有记录的纪律处分记录，简历，员工手册和随意雇主签名表，当前个人信息以及工作参考资料。
并非所有人事档案都包含相同的文件，但每个人事档案都有一些相同的文件。
工资单文件也被保留; 工资单文件包含员工工作的历史，部门，薪酬变化等。 访问工资单文件仅限于适当的会计和人力资源人员。
员工医疗档案也被维护。 除人力资源指定人员和记录保留在文件中的员工外，医疗档案的内容不可用于任何人。 在您的公司名称），医疗档案获得最高程度的安全存储和保密。
员工可以在正常营业时间通过联系人力资源职员查看其人事档案。 任何员工不得更改或删除其人事档案中的任何文件，这些文件必须在人力资源人员在场的情况下查看。
也称为员工文件，员工记录，人力资源文件，文件
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