员工人员档案通常存储在人力资源人员可访问的锁定位置的锁定防火文件柜中。
员工档案中员工信息的机密性至关重要。
在所有公司保留的员工档案中，雇主，主管或人力资源部门员工日常访问员工人事档案以获取信息。
有关员工人事档案内容的注意事项
在员工人事档案中提交任何文件时要考虑的基本原则和问题就是这些。
- 如果雇主被起诉，雇主是否需要一份特定的文件来证明决定是正确的？ 雇主是否需要法院的文件？
- 员工是否知道并理解该文件将存入他或她的人事档案中？ 在大多数情况下，雇主应该让员工在文件上签名，而不是表示与文件内容达成一致，但承认他们知道并阅读了文件。
- 关于员工的任何意外，意见或个人提示都不得放入员工人事档案中。 只是事实，没有任何投机性的想法，属于员工人事档案。
员工人事档案的内容
以下是有关雇主应保留在员工人事档案中的文件建议。
工作经历
- 申请工作
- 恢复
- 简历求职信
- 教育验证
- 就业验证
- 拒绝信
- 职位描述
- 工作分析记录
- 求职信或雇佣合同
- 职业介绍所或临时代理协议（如果使用）
- 紧急联系信息
- 签名员工手册确认表格显示收到员工手册
- 从新员工的角度检查清单，显示涵盖的主题和由谁
- 任何重新安置协议和文件
- 例如，员工与雇主之间的任何合同，书面协议，收据或确认（例如非竞争协议 ， 雇佣合同或与公司提供的汽车有关的协议），例如
- 就业官员的生活形式包括： 转移请求， 晋升 ，内部工作申请等等
- 任何其他与就业有关的文件
员工绩效发展和改进
- 任何绩效评估或雇员发展计划的副本
- 员工自我评估
- 来自任何正式咨询会议的记录
- 出席或迟到的说明
- 绩效改进计划文件
- 纪律处分报告
- 员工的认可，如证书，认可信等等
- 员工正式的建议和建议，组织反应
- 培训记录
- 请求培训
- 能力评估
- 培训课程或会话通知或时间表
- 需求评估签署
- 培训费用报告
- 来自客户或同事的投诉
雇佣终止记录
有关人事档案的其他文件可用。