会议管理密钥 - 支持PAT
一些管理人员使用PAT
会议的方法，需要一个目标，一个genda和一个时间框架。 在会议之前用参与者的这些关键点武装参与者可以确保人们准备参加并支持会议的整体意图。 清晰的PAT轮廓有助于确保高效会议。
您应该能够最多在1或2个句子中定义会议的目的 。 “这次会议是为了规划新的营销活动”或“这次会议将审查航运的新政策处理退货。” 目的有助于确保每个人都知道为什么他们在那里，需要做什么，以及如何指导进展并推动结论。
设定一个议程。 列出您要审查/讨论/检查的项目。 我希望为每个议程项目分配一个时间限制（见下文），并确定负责主持讨论的人员。 设定时间表; 至少要设定一个开始和结束时间。
我还建议为议程中的每个项目设置持续时间。 这些应该在整个会议时间段内完成。
按时开始您的会议
如果你工作在那些人们慢慢开始聚会的文化中，直到预定的开始时间后五到十分钟，现在是开始新趋势的时候了。
一家公司鼓励其管理人员在预定的开始时间关门，不准欢迎那些迟到的人参加。 虽然这可能比您谨慎行事更严厉，但您应该毫不犹豫地召开会议，审查目的并确认期望和时间安排。
不要等待散兵队出现。 当有人迟到时，不要回头查看已经涵盖的内容。 继续讨论您的会议主题。 这对离场者来说会很尴尬，并提高他/她在下次会议上准时抵达的几率。
如果会议组织者/赞助商没有按时出现，请考虑取消会议并重新开始工作。 等待5到7分钟是合理的。 可能性是，会议组织者遇到了意想不到的困难，宁愿不浪费时间等待他/她。
关于主题的会议
一个好的做法是指派一个人在会议期间让每个人都跟踪。 讨论经常发生，然后降级为意见，想法，事实和情绪的漩涡。 相反，分配角色并通知所有参与者，如果讨论的议程和讨论的具体项目转向，此人将插入。
在一些公司中，这个角色被称为“交通应对”，在另一些公司，“主题管理员”。 无论标签如何，该角色对于加强会议的有效性和生产力极其有帮助。
如果出现其他议题不在议程之列，但需要讨论的话题，应清楚地记录下来并放入“停车场”供将来审议和讨论，或进行独立会议。 如果会议业主支持整体会议目的，会议所有者保留进行细微的分歧讨论的权利。
保留并分发会议记录/分钟
会议组织者以外的其他人应该保留会议记录。 记录好的会议纪录将包括：
- 会议时间，日期，地点
- 目的描述
- 议程副本
- 与会者名单和未参加者名单
- 结论，行动项目，责任和完成日期的详细总结清单。 许多求职者使用议程作为列出结论和行动的指南。
- 如果真的需要，计划召开后续会议。
理想情况下，会议结束后尽快分发会议记录，绝对在一个工作日内完成。 会议记录和备忘录是参与者的重要提示，也是其他利益相关者或错过会议的人员的信息来源。 会议记录是一个很好的工具，可以提醒人们和团队他们坚定的后续行动。
现在的底线：
会议可能会产生积极的结果，有助于推动项目和人员前进，但不要指望它。 一些勤奋和故意加强你的会议管理技巧将会提高你驾驶一个伟大成果的可能性。
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由Art Petty更新