创建一个将获得结果的RFP
，有时候被称为RFP或RFQ，用于“报价请求”，是一家公司在购买产品时发布的文档，并且希望将其规格提供给公众。 通常情况下，有几家公司会竞标这项工作或工作，并且会招揽更具竞争力的价格。 但是，如果您没有正确准备RFP，那么您的努力可能会产生浪费您时间的投标，或者更糟糕的是，根本没有投标。
以下是如何去实现最佳成功的方法。
难度：一般
所需时间：通常需要几天时间
就是这样：
- 做好你的功课：在你开始撰写你的RFP之前，弄清楚你需要什么，想要什么，以及什么是可能的。 如果您的月销售额从未超过25美元，则不要为每小时可生产1,500个小部件的机器发布RFP。 当信使可以像骑自行车一样快速通过交通时，为飞行汽车签发RFP是毫无意义的。
- 区分您的需求和希望：如果您想要购买可以在工作现场在总部和您的面包车之间传输图片的应用程序，则可以指定每秒所需的图像数量，所需图像的最大尺寸以及必要的决议。 当然，让这些图像变成彩色可能会很好，但这真的很有必要吗？ 如果你真的需要某些特定的话，请使用“will”，“shall，”和“must”等词。 这表明这些是要求。 仅仅是“想要”的规格应该用“可能”，“可以”和“可选”等词来标识。
- 确定获胜者的样子 ：您针对RFP获得的建议将有所不同。 每个响应公司都会有不同的优势和劣势。 有些人会关注最低成本。 其他人将以最好的质量进行改进 。 不过，其他人将提供完整的功能集。 确定你要找的东西 - 最低的成本，最快的交货或两者的组合。
- 组织文件 ：任何你为商业写作的东西都应该给予很多思考，并应该组织起来。 大纲是一个很好的开始。 至少，您需要部分介绍，要求，选择标准，时间表和流程。 这些部分中的很多部分都会有小节。
- 撰写简介 ：这是您向潜在投标人解释您为什么要发布RFP的原因，以及您希望通过这样做实现的目标。 引言还可能包括其他部分的关键要点摘要，包括截止日期。 为图像传输系统引入RFP可能是这样的：“XYZ公司要求建立一个高度可靠，易于使用的系统，该系统能够将图像从主办公室传送到大城市任何地方的货车。必须在2007年3月5日星期一上午8点前收到。“
- 解释要求 ：这部分是最重要的部分之一，通常需要最多的时间。 您必须指定要传输的图像的大小和清晰度以及必要的速度。 具体一点，但不要告诉投标人你希望如何完成这项工作，除非这是必不可少的。 您可能希望通过系统将这部分分为多个子部分。 例如：a）图像尺寸和质量b）传输（可能包括所需的速度和任何要求，使传输安全）和c）所需的选项（您可能会列出颜色作为一个理想的选择）。
- 选择标准 ：您可以在这里告诉投标人您将如何选择中标。 你可以尽可能多地或尽可能少地泄露。 包含一个句子是一个好主意，比如“中标者，如果有的话，将仅由XYZ公司的判断来选择”。 一些政府RFP对选择标准非常具体，但大多数商业RFP不够精确。 您可能希望创建一个电子表格，对每个类别中的某个范围内的每个出价进行出价，然后让一个团队从前三名得分中选择“最佳”出价。
- 时间表 ：本节将告诉那些想要对您的RFP进行出价的公司，他们必须采取多快的行动以及预计流程需要多长时间。 在设定最后期限时合理。 不要征求复杂系统的建议，然后让投标者在短短的几天内作出回应。 如果您的RFP很大，如果您希望的购买很复杂，或者您需要更详细的回复，请花费较长时间准备出价。 这也是您可以告诉投标人评估过程需要多长时间，何时会通知他们是否成功以及他们必须多久交付的地方。
- 流程：使用本节来解释流程的工作方式，从发送RFP到授予合同并开始工作。 这部分可能会说，“在上面第8步中规定的日期，所有投标都会被审查，以确保它们符合所有要求并且是有回应性的。所有响应投标都会在X类中得分你希望），最高三个投标将由提案组评估，以选择中标者和候补投标者。与中标者的谈判预计将在两周内签订合同。
- 决定如何发送RFP ：大多数RFP邮寄出去，但他们不一定是。 您可以通过电子邮件发送RFP，也可以将其发布到公司网站上。 请确保指定投标人应使用的名称或号码来识别他们正在响应的RFP。
- 决定谁将收到RFP：您可能已经识别出您想要购买的供应商。 你的公司甚至可能有一个可接受的供应商名单。 如果没有，您可以通过专业网络 ，在线搜索或向其他材料的可信供应商索要推荐信，找到可能的供应商。 不要将你的RFP收到的名单限制在只有“大”公司或“已建立”的供应商。 您可能会发现更好的创意，甚至更好的小厂商的定价，他们往往更感兴趣赢得您的业务。
- 发送RFP。