许多商业写作是草率的，写得不好，杂乱无章，杂乱无章，并且不完整。
通常它太长或太短。 所有这些属性都会导致无效的商业写作。
无论您是撰写销售建议书，发送给您的老板的电子邮件，还是软件包的使用说明手册，都必须执行某些步骤才能生效。 遵循以下五个步骤：
- 组织你的材料
- 考虑你的观众
- 写下你的想法
- 校对你的材料
- 编辑你的材料
组织是关键
如果你没有组织你的材料，它将不会流动，它不会有意义。 写作可以简单或复杂。 在写邮件宣布员工会议时，这很简单，只要收集你的想法。 另一方面，如果您正在撰写开创性药物试验的结果，您可能需要在完成材料之前制定一份复杂的大纲。 无论什么任务，如果没有适当的组织水平（甚至组织你的想法），你可能不会包括你需要的一切，或者没有突出重要主题。
省略或不正确的重点会使你的业务写得不太清楚。
了解你的观众
在你开始写作之前，请考虑你的目标受众。 例如，有关贵公司新401（k）计划的演示文稿可能与您的首席财务官以及员工有相同的概述，但您所包含的详细信息级别会有所不同。
你还需要考虑语气。 给你的团队发一封电子邮件，提醒他们每年的公司picknick，都不会和你公司的年报有关。
另外，请记住，如果您专注于您希望他们听到的内容而不是您想说的话，您将更有效地与听众进行交流。
关于良好写作的一句话
好作家有不同的写作风格。 有些人宁愿写出所有内容，然后回去编辑。 其他人则喜欢随时编辑。 有时他们的首选风格取决于他们写的内容。
在写作时（或编辑时）要注意长度。 你应该用足够的单词来表达你的意思，但不要使用不必要的单词来使它变得华丽。 商业写作需要清晰，简洁，而不是冗长和华丽。 请记住，没有人有时间阅读任何必要的东西。
另一方面，不要让你的作品太短。 你必须写得够多，这样你的意思就清晰了，不会被误解。 试想一下，仓库中的一件设备是否被贴上了“使用但很好”的标签。 目前还不清楚这是否意味着该设备已经被大量使用，或者该设备不再是新的，而仍然是功能性的。
还有几个词可以使意思清楚。 此外，避免使用行话或缩写，因为它们对不同的读者可能意味着不同的事情。无论您的写作风格如何，所有作者都需要校对和编辑所有书面材料，甚至电子邮件。
校对和编辑
无论你的写作风格如何，所有作家都需要校对和编辑所有书面材料，甚至电子邮件。 写完后，校对你的作品。 您可能需要编辑它。 校对是重新读你写的东西，确保你头上的所有单词都正确地放在纸上。 因为我们的大脑比我们的手指工作得更快，所以你可以省略单词，避免结尾，或者使用错误的同音词（例如，“there”而不是“their”）。 校对捕捉这些错误。 很显然，校对单行电子邮件很容易，只需在输入时仔细查看即可。
但是，如果您正在编写说明手册，您的校对将更加复杂，需要更长的时间。
在校对完材料后，该编辑了。 有时可以同时进行校对和编辑，但是顺序完成后会更有效。
你编辑的原因是为了修改或改变你写的内容，让材料更好地发声（和阅读）。 在为商业写作时，这意味着修复错误并尽可能使文本尽可能简洁明了。
你不是写小说
当你为商业写作时，你不会写下一本“伟大的美国小说”。 你的作品应该尽可能描述性的，但你不需要用很多大词汇和数字来绘制生动的单词图片。 如果你的意思是“玻璃房子”，不要写“玻璃房子”，写“玻璃房子”。