您应该（而且不应该）放在员工人事档案中
在其他方面，访问仅限于人力资源人员，员工可以请求访问他们的记录。 律师还可以传唤人事档案的内容，包括诉讼和平等就业机会委员会（EEOC）的投诉。
前雇员也可以要求他或她的人事记录副本。
由于所有这些潜在的用途和您的人事记录的潜在观众，雇主必须注意在员工记录中保持公正， 真实的员工雇佣记录文件。 因此，将这些一般准则应用于您在组织人事记录中保留的文档。
员工人事档案内容的一般准则
- 人事档案中的信息必须真实。 主管或人力资源工作人员的意见; 散记; 八卦; 毫无根据的谣言; 来自其他员工的尚未开发的问题，报告或塔利班指控; 没有追究，调查和结论的指控; 以及任何其他非事实性的信息，评论或笔记都不应该从员工的人事档案中排除。
人力资源经理在人事记录中发现的最糟糕的进攻性评论之一就是招聘经理的访谈记录。 其中一个表示：“可能太胖，不能根据需要上下楼梯。”想象一下，雇员，律师，甚至未来的员工和主管都会阅读这些评论。
在另一家公司中，经理发现管理人员和其他人在员工档案中发现了未经证实的记录，例如“玛丽因为没有得到加薪而生气，她有意拖慢了工作，以便与她的经理取得联系。” 看到问题了吗？
- 人员记录必须仔细分配到适当的文件位置。 根据州和联邦法律 ， 1996年健康保险流通与责任法案（HIPAA）等雇佣法律以及雇主最佳实践确定公司人事记录的协议。
然后，坚持协议。 当他们属于医疗档案时，你不想随意找到医生的人员档案借口。 你也不希望员工在工资单文件中提升的理由和理由。
您也不希望在人事档案中记录涉及背景调查的雇用决定或与前雇主讨论的记录。
- 主管人员，管理人员和其他将文件放入人员记录的员工必须接受适当的文件编写培训。 在员工谴责中表示员工完全不作声望将不会赢得您的人事记录任何奖项，但未经训练的主管已知会撰写类似的声明。
更好的做法是，将文件的访问权限限制在负责记录的人力资源工作人员，并知道应该和不应该放入人事档案中。 - 平衡你在人事档案中的信息，包括员工就业历史的积极和消极方面。 通常情况下，人事记录强调每一个负面事件并错过正面的组成部分。
- 认识到主管关于其报告人员的个人笔记与官方公司人事记录之间的差异。 例如，用于改进绩效 ，跟踪项目和目标完成情况以及公平确定薪酬和绩效发展计划的主管笔记属于主管的私人档案，而不属于公司的官方人员记录。
也要认识到需要培训主管如何在他们的管理文件中记录和保存文件。 同样的事实标准，而不是意见，具体的例子，而不是传闻，适用于私人笔记。
主管人员的私人笔记可以在诉讼中被传唤，因此建议谨慎，即使是私人笔记。不建议主管将管理文件中正式员工人事档案中存在的记录副本保存在其管理文件中。
- 招聘文件和面试笔记有点尴尬。 最佳做法是为每个填写的职位保留一份单独的文件，其中包括与从职位发布到参考检查填写职位相关的所有文件。 申请人的简历，求职信和申请均属于本文档，但您应将雇佣员工的申请移至员工人事档案中。
该文件具有官方清单和表格，用于争取公正地表示潜在雇员的资格，并支持您聘用最合格候选人的决定。 招聘过程中招聘经理的意见和说明不属于此文件。 人力资源部门可能会收集这些注释以保留关于就业决定的完整文件，但他们不属于人事记录。
不应该在人事记录中的文件的具体例子
以下信息不应放在人事记录中。 文件可能需要单独的文件，可能被归类为监督或管理说明，或者根本不应该由雇主保存。
- 任何医疗信息都属于医疗档案 。
- 工资核算信息属于工资核算文件 。
- 包含员工社会安全号码或员工受保护分类信息 （如年龄，种族，性别，国籍，残疾，婚姻状况，宗教信仰等等）的文件不得存储在人事档案中。
- 为管理员工的工作，制定目标，提供反馈等目的， 监督文件应存档在私人，主管或经理拥有的文件夹中。
- 包括员工投诉，证人面谈，员工面谈，调查结果，律师建议和解决方案在内的调查材料 ，以及确保不发生报复的后续行动应该存在于与人事记录不同的调查档案中。
- 文件员工I-9在I-9文件或位置中形成 ，远离员工人员记录。
- 将背景调查包括犯罪记录，信用报告等，以及药物测试的结果放在一个单独的文件中 ，监督员，经理和员工无法访问。 SHRM建议使用这个单独的文件或建议这些信息也可以存档在员工的医疗档案中。
- 员工平等机会记录 ，如自我认同表格和政府报告不应保存在人事档案中，也不应存放在主管有权访问的任何地方。
如果您遵循这些指导方针，您的组织可以在适当的地点有效存储事实上可支持的工作经历和人事记录。
免责声明：请注意，所提供的信息虽然权威，但不保证其准确性和合法性。 该网站由世界各地的读者阅读，就业法律法规因州和国家而异。 请寻求法律援助，或者获得州，联邦或国际政府资源的帮助，以确保您的法律解释和决定对您的位置是正确的。 这些信息用于指导，想法和协助。