选择申请人跟踪系统选择团队和要求
在这里，您将找到重要的调查领域，要求提出的问题以及在申请人追踪系统评估过程中进行分析的答案。 这些信息将引导您的公司寻找合适的申请人跟踪系统以满足您的需求。
确定申请人跟踪系统决策者
在开始任何申请人跟踪系统评估过程之前，公司必须自行组织内部。 在准备评估申请人跟踪系统时，必须形成利益相关者的合作关系，并让这些决策者有时间做出明智的决定。
您的选拔委员会应准备好评估每位申请人跟踪系统供应商的优势和劣势。 甄选委员会应该包括这些成员。
- 选拔主管：这通常是人力资源高级副总裁（SVP）或副总裁（VP），他们可以赋予其他委员会成员明确的指示和愿景 。 该人还应该有能力根据投资回报率（ROI）向他/她的同行解释供应商的选择。
- 选择经理：这个人必须对招聘过程和公司的痛点有一个全面的了解，以便创建适当的搜索和选择策略。
- 委员会成员：确保用户的声音得到体现，并成功采用所选解决方案。
- 委员会成员：这些成员来自其他部门，为申请人跟踪系统选择过程提供额外的输入。 具有金融专业知识的人可以就供应商的财务稳定性提供投入，或比较每个申请人跟踪系统与项目预算相关的总成本。 IT贡献者可以向委员会成员介绍供应商申请人跟踪系统的技术功能，并帮助比较每种解决方案与当前系统。
委员会成员应该是能够识别技术工具，流程优化和客户服务的价值的人员，因为这与您的企业人才管理愿景相关。
记录您当前的招聘流程
在组建申请人跟踪系统选择委员会后，您的第一项任务是创建一份文件，以跟踪员工申请的过程 ， 招聘流程以及招聘经理，招聘人员和候选人的角色以完成招聘。 那么你的委员会应该讨论为什么每一步都是必要的，如果它被淘汰会发生什么。
简化招聘流程，确保每一步都能真正增加价值，并帮助您创造优质员工。 这将使您的委员会能够将您招聘流程的需求与每个申请人跟踪系统的功能进行比较。 此评估是了解聘用最佳实践并审查和优化您当前招聘流程的绝佳机会。
确定申请人跟踪系统的要求
既然您已明确了您公司的招聘流程，那么您的委员会已经做好准备，以确定您的公司对申请人跟踪系统的要求。 请记住，您希望对以下问题有一个明确的答案：
- 你为什么要购买这个申请人跟踪系统？
- 您目前的招聘流程是否与您的公司目标保持一致？
牢记这些问题将有助于您的委员会强有力地购买申请人追踪解决方案。 为了让申请人跟踪系统选择与ROI有很强的关联性，您的委员会必须在申请人跟踪系统中创建明确的期望。
您的申请人跟踪系统应该在招聘人员和招聘经理之间建立更好的关系，简化申请单的创建和审批流程，并提高您的招聘质量。 您的申请人跟踪系统应该通过自动化简化人力资源专业人员的招聘工作，从而创建一个更高效，更具成本效益的招聘流程。 这是解决常见人力资源挑战的最佳时机，例如：
- 大量的简历没有有效的接受，审查和管理方式。
- 大量的工作机会与繁琐的内部沟通。
- 无法快速访问信息并报告所有招聘指标。
- 由于偶然存储简历而失去合格的申请人。
- 在本地或国外各分支机构和部门之间重复招聘工作。
- 采用国内技术的IT维护和支持费用过高。
- 无效追踪EEO-OFCCP合规性数据。
- 努力获得IT部门对技术升级和增强的适当关注。
此外，请借此机会考虑新工艺和技术的改进价值，例如：
- 避免使用不同的模块，
- 改善沟通，以及
- 解决全球性问题。
为了保持这种可管理性，您需要确定必要的“必须拥有”以消除不合格的供应商。 例如，作为一个基本因素，委员会可能会决定只考虑提供基于Web的解决方案的供应商而不是已安装的系统，因为托管解决方案消除了IT团队的任何负担。
确定申请人跟踪系统的要求
确定明确的业务目标将把您的优先事项与您的要求联系起来 您的委员会必须重点关注其最初的系统需求。 委员会必须避免被不符合贵公司优先事项的系统因素所分散注意力。 您已经认识到在形成自己的目标时需要考虑的重要业务目标和关键要求。
在申请人跟踪系统中考虑的关键要求
- 流程效率：集中流程可以改善各种任务，包括但不限于工作申请，跟踪，员工推荐和转移计划的管理。
- 允许候选人快速轻松地向您的组织申请薪水和每小时入职，而不需要经历多页问题。
- 可以促进大批量招聘，同时保持成本效益。
- 一个高度可配置，可扩展的解决方案，可以配置我们独特的招聘管理流程，并且能够随着我们组织的发展或我们的流程变化适应不断变化的需求。
- 改进的报告功能：许多组织面临的挑战是确定其在供应商，采购和比较指标方面的总支出。 通过单一来源进行协调可以实现准确的集中报告。
- 允许招聘人员搜索数据库中的所有信息和特定参数。
- 包括一个报告中心，使用户能够运行临时报告并保存未来使用的标准，并运行行业标准报告，包括每次租用费用，填写时间，源效率等。
建立品牌认同和意识
- 品牌职业中心网页可通过贵公司的网站访问。
- 允许招聘者轻松将职业信息发布到公司网站。
- 提供全球支持的多语言功能。
- 符合EEO / AAP。
- 对这些信息进行准确衡量的能力将与联邦法规保持一致，并避免对组织采取任何法律行动。 这也有助于确定申请人的质量。
- 能够捕获，跟踪和报告自愿EEO数据，同时保持遵守EEO / OFCCP规定的准则。
- 能够预先筛选具有消除问题的候选人，以表明符合该职位基本资格的人员。
- 改进的通信。
- 建立有效通知的环境，统一所有用户并简化组织的运作。
- 包括一个沟通中心，以促进招聘人员，招聘经理和候选人之间的沟通。 还允许用户安排约会，留下笔记和面谈反馈，发送大量信息，并在收到简历后自动回复申请人。
客户支持申请人跟踪系统
- 完全用户采用取决于供应商在实施期间和之后提供的客户支持级别。
- 随时可用的支持团队，致力于管理公司和用户问题，同时采用行业最佳实践。
- 贵公司免费提供的最高级别的支持。
申请人跟踪系统供应商评估
建议您向委员会决定考虑的潜在供应商索要建议书（RFP）。 这是您有机会澄清任何话题，以帮助您的委员会确定申请人跟踪软件是否可以完成所需的工作。 您的委员会应该考虑以下主要问题来制定有效的RFP：
- 该系统是否支持您委员会的主要关注点？ 这与评估过程的前一部分相关联; 在您确定需要哪些功能之前，您必须完全了解您的过程。 您的委员会不能被可能提供不是您主要优先级的功能的解决方案分散注意力。 虽然它们看起来很有吸引力，但如果用户不会采用它们，许多华丽的功能和功能将不会为您的组织创造任何价值。
- 供应商是否已将该系统安装在类似大小的另一个组织中？
- 您的委员会应该有权访问可以让您深入了解客户满意度和跟进，实施流程和隐藏费用等问题的参考资料。 请记住，没有强大的用户采用功能是没有价值的。
- 实施过程需要什么？ 成功的采用率从适当的实施开始。 您希望确保您所选择的供应商在没有经过适当培训和持续支持的情况下不会离开您的用户。 实施应该集中在你组织的招聘过程上，而不是学习如何适应他们的系统。
你永远不应该有这样的感觉，即你的实施计划会让你感到迷茫，不确定供应商的能力。 在评估过程中，您的委员会应该有一种印象，根据您的部门优先级和业务目标，您的实施将为与您的申请人跟踪系统提供商建立长期合作伙伴关系打下坚实的基础。 请记住，申请人跟踪系统的高用户采用率会带来更高的投资回报率。
更多关于申请人跟踪系统供应商评估
- 供应商的愿景和发展战略是什么？ 作为市场领导者，供应商必须展现领导力和远见卓识。 为了提供全面的解决方案，供应商应该考虑到您的具体需求，并为未来的变化和发展做好准备。
- 确定此解决方案是否有助于您的整个业务计划？ 最终，选拔主管可能需要展示预期的投资回报率，以便为解决方案提供强有力的支持。
选拔主管必须在招聘广告，使用搜索公司的员工价值以及供应商提供的流程优化等方面节省开支。 公司还应该节省员工保留和候选人素质。 建立完整详细的询问文件可能会令人难以置信，这些文件将包含评估申请人跟踪系统的所有必要主题。
- 除了功能和功能之外，您的委员会应确保讨论供应商作为贵组织长期合作伙伴的能力。 当您的委员会进行供应商评估流程时，您需要确保考虑以下因素：
- 金融稳定性：对所有正在审查的潜在供应商的财务报表进行尽职调查。 你会发现这是一个完美的话题，你的财务委员会贡献者可以通过它来指导你。
- 战略合作伙伴的素质：为了提供完整的解决方案，一些供应商将与其他服务公司合作，为其客户提供更全面的服务。 您的委员会应了解与竞争供应商有关的任何合作关系。 这些信息可以深入了解贵公司和供应商之间可能的合作关系。
- 招聘能力：无论您的公司规模如何，您都需要确保供应商有能力支持整个员工的生命周期，从申请人跟踪，入职， 继任计划到离职。 这将阻止您的公司从解决方案中壮大，这可能会导致恶化，新的评估和高昂的实施费用。
- 未来产品开发：确保供应商对现在和未来招聘面临的挑战有深刻的理解。 您选择的供应商必须掌握技术和行业新闻的脉搏，才能适应您不断变化的需求，并确保解决方案的配置得到充分发挥。
- 与HRIS整合：虽然您可能希望您的IT委员会撰稿人提供有关此事的意见，但不应该让您的委员会使用无法为整个部门提供充分服务的申请人跟踪系统。 任何值得考虑的供应商都应该提供将关键信息从其系统转移到HRIS系统中的能力，而且难度很小。
申请人跟踪系统的供应商选择摘要
申请人跟踪系统的供应商选择过程的时间表可以从一个月到六个或更多时间范围内完成。 以下是建议的时间表，可让您的委员会为申请人跟踪系统的供应商选择流程预测时间表。
请注意，这可能会根据首选实施日期进行更改。
申请人跟踪系统的供应商选择时间表
- 组建一个遴选委员会 - 一周
- 确定公司需求 - 1-2周
通过以下流程客观评估供应商与确定的公司需求：
- 创建一个可能的供应商列表 - 1周
- 要求RFP提供关于任何主题或关注的澄清 - 4周
- 使用您的关键评估标准创建候选名单 - 1-2周
- 完成供应商 - 3-6周
- 尽快演示各种系统
- 销售演示 - 尽快
- 实地考察 - 根据需要
请记住，申请人跟踪系统的主要目标是授权用户。 委员会成员应该能够认识并重视技术工具，流程优化，公司愿景和客户支持，从而战略性地将供应商缩减为真正可能性的简短列表。
您的短名单很可能没有很多显着的功能差异; 因此重要的是要记住那个供应商的不那么有形的元素。
您的委员会应该查看信息来源，如供应商的网站，新闻组，人力资源门户网站和展会。 与其他同规模，需求和行业相似的公司的同事联系，学习他们的经验。
与符合贵组织未来愿景和目标的兼容性最强的面向服务的供应商进行合作对于申请人跟踪系统评估，选择和实施中的所有关键参与者来说都是非常宝贵的。