知道员工绩效的时间，原因，方式和记录内容的提示
文件对管理人员和人力资源人员至关重要，因为您需要认真努力记录员工就业历史中的所有事件 - 包括正面和负面的绩效事件。
这就是为什么管理人员和人力资源人员会想要仔细记录所有发生的事情。
为什么要记录
- 文档提供的证据表明，与员工及时和简洁地讨论了绩效问题 。
- 文档提供了员工改进或未能提高绩效的历史。 这是按照时间顺序，精确地描述了员工的行为，经理的行为和发生的事件。
- 文件提供的证据支持管理层决定采取不利的行动，如纪律或终止雇员。
- 文档提供的证据表明，员工应该获得相对于其他符合条件的员工的促销或机会。
- 文件提供证据来证明工资增加 ，减少或员工没有得到任何加薪的理由。
- 如果发生诉讼，完整和彻底的文件保护雇主的利益。 该文档可以支持管理层在终止不成功员工方面的行动。 它也可以证明该员工因合法原因而被终止， 如非法歧视等 。
要记录什么
管理人员需要记录员工绩效，既有积极贡献，也有绩效失败。 他们需要准确地记录员工所做的和所说的事情，以及经理在会议或谈话中做了什么并作出了回应。
您需要记录会话期间达成的任何协议， 设定的目标 ，需要和预期的改进以及改进时间表。
文件还应包含经理为协助员工所作的承诺。
如何记录
文件应在会议期间或与员工对话期间或之后立即书写。 在任何时候你都不应该错过在实际发生的那一天写下谈话。 等到晚些时候会影响文档的质量，因为它基于内存。
经理做出的最糟糕的错误之一是相信他们可以根据需要重建员工咨询历史。 任何有体面和及时文件经验的人员都不会被重建记录所迷惑。 从记忆中重建的管理者给他们的公司带来了不必要的和不可接受的风险，因为构成的历史不会在潜在的诉讼中起作用。
你需要你的文档看起来专业，整洁，有组织。 写文档就好像你在向第三方讲述历史一样。 你永远不知道谁会在一天之内阅读你的文档，所以要确保它能反映你的专业精神。 （鸡尾酒餐巾纸，信封或粘滞便笺的背面不符合专业文件的要求。）
如果员工在您的组织中获得新工作（或者您已经这样做），那么您的文档应该发送给员工的新经理。
为了记忆并告知员工的新经理，您需要将员工姓名和职位，姓名和职位以及每个文件的完整日期。
编写真实，公正，合法，客观，完整和一致的文档。 避免意见（麦克怠慢，爱丽丝懒惰，汤姆对我撒谎），名字叫喊，社论（约翰是个混蛋，马克有态度问题），和标签（玛丽是不负责任的，乔治不是团队的播放器）。
避免也试图解释员工的行为。 （玛莎一定不喜欢这个任务，宝拉看起来头脑发昏。）尽量减少描述性词语的使用，如形容词和副词（慢慢地，不合时宜地，不快乐的，喜怒无常的，粗鲁的）。 陈述员工的具体行为和行为，而不是您的意见或解释。
在文档中，所需要的是对话的准确记录。 坚持事实并写下你刚才所说的和员工的说法。 确保你的文件是毫不含糊的，并且能够直接得到事实。 （在任何潜在的法律情况下，任何记录的事件中的错误都会使所有文档受到怀疑。）
最后，记录任何协议，承诺，时间表，所需改进，登记入住点以及可能从记忆中消失的其他细节。 确保您为截止日期和截止日期设定日期和时间，以免误会发生。
了解你的人力资源部门的文件政策，它会告诉你什么文件需要安置在员工的人事档案中任何纪律处分文件都应该包括在内。
在哪里存储员工文档
由于有关员工的文档对员工来说是保密的和私密的，因此您需要注意任何文档对于经理，人力资源部门以及潜在的员工下一任经理都是保密的。 因此，不建议将文档放在共享的计算机驱动器上。 手写文档和打印出来的经理文档最好保存在锁定的存储中。
如果你遵循这些指导原则，当你去找人力资源部门寻求帮助来处理，终止或转移 一个更好的潜在职位的员工时 ，人力资源部将帮助你解决问题或改善情况。 当人力资源部门告诉你记录，记录，记录文件，或者他们无法帮助你时，你将拥有所有的基础。
免责声明：请注意，所提供的信息虽然权威，但不保证其准确性和合法性。 该网站由世界各地的读者阅读， 就业法律法规因州和国家而异。 请寻求法律援助，或者获得州，联邦或国际政府资源的帮助，以确保您的法律解释和决定对您的位置是正确的。 这些信息用于指导，想法和协助。