智能雇主为员工记录保留4个不同的文件
员工记录的人事档案
为每个员工维护一个人事档案 。 这些人事档案包含机密文件，由人力资源人员管理和维护。
员工档案是雇主，员工和员工经理在一些公司使用的主要员工记录。
在其他方面 - 这是推荐的方法 - 访问员工人事档案仅限于人力资源和受监督的员工。
人事档案中的典型文件包括就业申请表 ，家庭紧急联络表，有记录的纪律处分记录，简历，员工手册签收员工签字， 随意雇主签名表，定期评估，工作评估或表现发展计划，培训证书和出勤证据，以及有关每位员工的当前个人联系信息。
并非所有人事档案都包含相同的文件，但每个人事档案都有一些相同的文件。 除非有必要保证纪律处分，裁决或其他有突出成就的迹象，否则员工文件不属于人事档案。
这样的日常表现笔记属于管理员保留的档案，以跟踪其员工的表现，目标和贡献。
员工记录的工资核算文件
工资单文件也保存员工记录。 工资单文件包含员工工作，部门，薪酬变更，配菜，贷款和支付员工所需的其他信息以及保存员工薪酬历史记录的历史记录。
工资单文件还将包含政府表格的历史记录，例如员工填写的W-2，W-4和社会保障扣缴文件。 该文件还将包含员工福利信息和允许从员工工资支票中提取付款。
员工记录的医疗档案
雇主也维护员工医疗档案 。 除人力资源指定人员和记录保留在文件中的员工外，医疗档案中的员工记录不可用。 医疗档案包含医生的笔记，FMLA申请文件，药物测试信息，所需的身体信息以及与雇员或其家人的医疗健康有关的其他文件。
由于员工记录的保密性，医疗档案获得最高程度的安全存储和保密性。 建议将医疗档案保存在上锁的档案柜中，档案柜锁定在除人力资源指定人员以外的员工无法访问的房间内。
I-9员工记录文件
I-9文件包含为所有员工维护的与其他员工记录不同的员工记录。
雇主将此员工记录与其他员工记录分开，以维护员工对有权审查员工I-9的政府官员和其他实体的保密性。
将I-9放在一个单独的位置将确保如果您被选中进行联邦I-9文件审查，政府雇员将无法访问有关员工或她在您单位工作的任何其他记录，但实际情况除外I-9表格。 这些调查每年都在增加，因此请确保您的员工已经正确填写了I-9表格，否则您可能会受到罚款和可能的监禁时间。
员工访问员工记录
员工可以在正常工作时间内联系人力资源员工查看其员工记录。
任何员工不得更改或删除其记录中的任何文件，这些文件必须在人力资源人员在场的情况下查看。
您需要在员工手册中制定员工个人记录查看策略，并随时关注员工查看其文件的请求。
如果员工在离职后发送书面申请复印他们的人事记录，则需要向他们发送一份副本。
偶尔，您会遇到一位员工怀疑他们的人力资源部门保留了哪些员工记录。 这些是最有可能请求员工档案副本的员工。 再次， 没有歧视 ，复制文件并发送。 （您可能会收到反馈意见，表示员工对人力资源部门员工保留的文件数量感到惊讶。）
在某些辖区，向员工收取复制和发送文件的费用是合法的。
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