要求确定人力资源信息技术需求的问题
但是人力资源部门和其他管理人员如何知道他们正在选择最好的人力资源信息技术来管理所有的细节，而且他们选择的解决方案将经受住时间的考验？
以下是选择人力资源信息技术过程中需要回答的关键问题。
- HR信息技术软件提供的灵活性和可扩展性的程度如何？ 人力资源专业人员应该确定软件是否可以从多个Excel电子表格，数据库和纸质文档导入数据，以及它可以与所需的其他各种系统和数据进行交互的级别。
该软件应该能够接收和过滤来自多个来源的信息。 理想情况下，这个过程也应该是自动的。 许多在线注册解决方案要求数据在可以前往运营商更新其系统之前手动操作。 更新格式的自动化，传输时间表和传输方法可以帮助消除计费和资格问题。 - 该软件是否能够适应人力资源的公司并有利于运营商规则？ 一个真正有能力的注册引擎将评估每个注册活动并应用专门设计的规则，消息，提示和选项的任何必要组合，以满足所需的准确资格要求。 该软件应符合公司和运营商的任何资格规定。
- 人力资源信息技术能够与组织一起成长和扩展吗？ 人力资源部门应评估技术在公司雇用新员工 ，办公室，福利变化和规则时的发展能力。 人力资源部门应该询问每个要素的阈值。
- 人力资源信息技术软件能否与其他系统集成？ 薪资和其他职能通常与福利管理共享大部分相同的信息。 当数据和其他员工信息进入一个系统与另一个系统共享时，HR可以获得更高的效率。 跟踪员工招聘是另一个需要的功能。
- 谁负责实施或构建解决方案？ 涉及什么水平的培训？ 有些解决方案要求客户非常参与最初的实施，这对于已经很忙的HR管理员来说可能是压倒性的。
人力资源部门应该清楚地了解将要求的培训和技术专长水平以及预期的时间。 质疑解决方案供应商就此主题可以提供对最初看起来很简单但涉及重要技术专长的微妙领域的深入了解。 然后，人力资源部门可以确定可能非常麻烦的具体任务，以至于难以完成，可能会降低人力资源信息技术的价值和投资回报率。 - 如果涉及培训 ，是否收费？ 还应评估培训成本，包括离开时间和离开旅行的差旅费用。 人力资源需要意识到人力资源信息技术采用所涉及的所有硬性和软性成本。
- 谁将拥有这些数据？ 这个问题的答案应该是人力资源组织 。 公司应该能够将他们的数据传输到任何应用服务提供商（ASP）。 如果数据驻留在运营商的专有服务器上，那么公司有时可能会更换运营商收取额外费用。
- 需要哪些类型的维护和保养？ 当软件安装在公司的现场工作站或服务器上时，通常需要对该技术进行定期更新，并且计划和管理可能很麻烦。 人力资源信息技术的更新通常是通过应用服务提供商（ASP）或软件即服务（SaaS）模式在线提供的软件自动完成的。
- 人力资源信息技术有哪些安全措施 ？ 如果该软件通过ASP或SaaS模式在线提供，则提供商应提供每日备份，备份服务器和增加的保护层。 还应有其他系统和程序，以防止未经授权的人员丢失或访问信息。 人力资源部门在与其他管理人员协商后，应该拥有决定谁将被允许访问人力资源信息技术的权利以及在何种程度上。
- 员工是否可以参加福利计划并对其个人数据和计划选择进行实时更改 ？ 考虑到对计算机的普遍使用，员工的访问应该是一个给定的。
大部分员工在家中都可以上网。 员工自助服务为节省时间和金钱提供了巨大的潜力。 良好的自助服务系统将通过输入关于自己及其家属的信息来平滑地引导员工。
该系统应清楚地提供可用计划，并使员工能够在方便时进行选择，并通过向导简化这些操作。 员工还应该能够根据需要添加家属和变更信息，全年24小时，每周7天，每天24小时。
当您评估贵组织的人力资源信息技术需求时，这些还有其他问题需要回答。
- 技术是否会为人力资源提供决定谁将被允许访问和授权的权限？ 在提供员工访问的同一脉络下，这项技术应该给予HR最后的话语权。 人力资源部门有权在将所有数据传送给运营商之前批准所有数据，还应确定员工和其他人员访问的程度。
- 人力资源信息技术有哪些类型的报告功能？ 报告技术应提供多种视图和格式（电子表格，PDF，HTML），大图评估和深入研究以加强决策的能力。 人力资源应该能够随时评估具体计划的登记情况，未决行动以及与福利和其他员工数据相关的员工人口统计信息的变化。
- 该软件是否提供了帮助HR节省时间的特定功能？ 根据自己的部门需求，人力资源部可能希望询问该技术是否能够批量处理信息，管理COBRA政策的通知和计费 ，提供自行结算和账单核对工具以及具体的报告。
- 该软件是否提供了特定功能来帮助人力资源与员工更好地沟通？ 有些项目使HR能够灵活地通过大量电子邮件，电子公告板以及特定过滤标准（如地点，部门，保险计划，入学情况，退休状态等），在多个层面与员工进行沟通。 HR信息技术系统。 拥有多种沟通方式可以进一步实现流程自动化，并帮助人力资源部门更好地定位消息。
- 人力资源信息技术系统是否提供了一种检查和平衡手段？ 除了使人力资源部门能够批准交易外，许多人力资源信息技术系统还为人力资源部门提供了作为审计承运人账单的门卫的能力，以确保他们同意系统中的数据。 这个可以：
- 确保承运人发票的准确性，
- 节省时间和金钱，
- 及时提供员工注册 ，以及
- 在员工照顾时增强对资格的确认。
- 信息如何与运营商交换？ 而且，谁将负责这种互动？ 人力资源信息技术系统的整合不仅应该由与软件有关系的运营商的数量来判断，而且应该由它所支持的连接类型来判断。 通过福利管理软件确保与运营商的成功互动需要很多步骤，其中包括：
- 收集初始实施数据普查;
为正在进行的信息交换设置初始整合;
协调每日或每周的互动，以确保数据的接收和准确应用;
- 查看持续更新;
符合监管机构的要求保证了登记的运营商要求; 和
- 与每个运营商建立积极的关系，以改善数据交换的关系。
了解谁负责每个任务对于充分了解产品供应至关重要。 每个软件提供商都将提供不同级别的集成，以提供上述所有任务。 人力资源部门应该考虑与那些与公司所选运营商展现强大，持续，无缝关系的供应商合作。
许多提供商允许传输一个通用ANSI 834文件，该文件可能会或可能不会被运营商接受，这个因素常常受到组织规模的影响。 管理人员应该寻找提供清洁，经过验证的转移（确保交易资格）的提供商，根据每个运营商的需求进行定制以避免问题。 他们还应该关注具有专门的EDI（电子数据交换）部门的供应商，以便与运营商自己的特定转移语言进行交互。
- 提供什么级别的客户服务？ 是否有额外的服务费用？ 人力资源部门应该通过数据库，在线聊天，电子邮件支持，与在线人员的对话或其组合来确定提供的帮助级别以及客户服务的内容 - 在线帮助。 鉴于福利和其他人力资源信息的敏感性，管理人员应该在24小时内得到对直接联系有帮助的答复。
- 人力资源信息技术系统的成本是多少，是否超过收益？ 人力资源部门应评估人力资源信息技术系统的全部成本，包括所有年度，月度和一次性费用，以及所提供的利益。 一个稍微昂贵的系统可能不仅仅是为了支持差异，而是让员工保持自己的记录，并提供更大的便利性，节省时间和准确性。 在选择人力资源信息技术系统时应考虑和权衡这些因素。
人力资源信息技术系统的需求正在增加。 随着人力资源工作人员在人力资源信息技术系统中寻找大量选项，分析和衡量所有可用选项变得越来越重要。
选择人力资源信息技术系统应视为一项投资，将随着部门和公司的需求而增长 。 这些问题将引导您为贵公司提供适当的人力资源信息技术系统。