解决计划外缺勤以减少缺勤
对于大多数公司来说，管理旷工的责任主要落在直接上司身上。
这些主管通常是唯一知道某位员工缺席的人。
他们处于了解个人缺席情况和早期注意问题的最佳位置。 因此，他们积极参与公司的缺席程序对缺席政策或计划的总体效果和未来成功至关重要。
为了确保主管们在管理旷工方面的舒适和胜任，他们需要得到高级管理层的全力支持。 各方必须了解缺席政策和程序的目的。 各部门之间是否存在差异; 一项政策可能失去效力。
为了提供更多的一致性，主管应接受关于缺勤管理的责任的培训，建议如何进行有效的返工工作面谈，并在必要时接受纪律处分方面的教育。
监事的责任
除了确保在员工缺勤期间工作得到适当的保障，还有一些主管需要采取的其他重要行动来管理缺勤现象。 他们应该：
- 确保所有员工充分了解组织的政策和程序，以处理缺席，
- 成为员工打电话时的第一个联络点，
- 为其工作人员保留适当的详细，准确和最新的缺勤记录（例如日期，疾病性质/缺勤原因，预期返回工作日期，必要时需要医生证明），
- 确定任何引起关注的缺席模式或趋势，
- 进行返工工作面试，以及
- 必要时实施纪律程序。
返工工作面试
主管对如何最好地管理缺勤的培训应包括如何进行有效和公平的返工工作面试的指导。 最近的全国调查表明，这些访谈被认为是管理短期旷工的最有效工具之一。
重返工作讨论将使主管能够欢迎员工回到工作岗位，此外还要表现出管理层对控制和管理工作场所旷工的强烈承诺 。 面试将使支票能够做到员工已经足够重返工作岗位。
必要的文书工作可以完成，以便缺席和结论得到妥善记录。 事实上，制定一套既定程序来调查和讨论员工缺勤情况，可以凭借其自身的不诚实原因阻止不出勤。
在缺席者返回工作之后（不迟于他或她返回后的一天），尽快进行面试。 应该给员工充分的机会概述他或她缺席的原因。 主管应该利用面试时间来探索员工可能导致缺席的任何问题。
目标是培养开放和支持的文化 。 这些程序是为了确保在需要时提供帮助和建议，并确保员工适合重返工作岗位。
员工通常会感到有机会在正式结构中解释缺席的真正原因。 如果主管怀疑缺席原因的真实性，他/她应该利用这个机会表达任何疑虑或担忧。
在任何时候，员工都必须意识到面试不仅仅是公司程序的一部分，而是一次重要的会议，在这次会议中缺席已经被注意到并可能影响未来的就业。 公司的纪律程序 ，如果发生不可接受的缺席程度，应向员工解释。
在会议期间，采访不应成为一种惩罚形式，而应被视为突出和解释部门内部缺席的影响的场合。 绝大多数员工从工作中获得了自豪感和成就感，应该鼓励管理层将这些人视为负责任的成年人。
如果旷课继续下去，建议惩戒程序
以下指南概述了在特定时间段内短期缺勤被认为超过可接受水平的情况下应采取的推荐步骤。
第一阶段：咨询面试
- 直属上司应该建议员工对缺勤情况表示关注，尝试确定疾病的原因并确定需要做些什么来提高出勤率。
- 如果在此阶段发现任何医疗状况并且可能影响工作适宜性，则主管应安排与公司批准的医生预约。 应在五个工作日内以书面形式向员工确认。
- 如果从讨论中看，问题似乎不是由于潜在的不适合工作所致，那么主管应该建议员工，尽管记录的疾病可能是真实的，但预计出勤率会持续改善或者程序的下一阶段将被采取。
- 在接下来的六个月里，每月会自动检查出席人数。
第2阶段：第一次正式评估（ 口头警告阶段）
- 如果员工缺勤在分析和定期监测后继续恶化，应邀请他与主管一起参加正式审查会议。
- 缺席记录应在邀请员工参加面试的信中详细说明。 应该告诉雇员她有权由工会代表或同事代表。
- 这次会议的目的是：
- 继续讨论缺席的根本原因，
- 向员工提供服务和她缺席的成本影响
- 向员工发出警告（除非在决定寻求医疗建议时），如果没有实质性和持续的改善 ，她的工作可能因为无法保持可接受的出勤率而被终止。 这构成了口头警告。 - 在需要医疗照顾的情况下，必须立即采取行动。 因此，会议只能延期完成这部分工作。 在五个工作日内，员工必须接受医疗咨询。 会议随后与人力资源部门重新召开，并讨论了医生的意见。
- 如果医生确认工作健康，应该警告员工关于继续缺勤的后果。
阶段3：第二次正式评审（书面警告阶段）
- 定期监测表明，缺勤模式没有改善，将与人力资源部门安排第二次正式会议。
- 邀请员工参加会议的信函将包括缺席记录，并再次提供有关陈述的建议。
- 会议中提供的任何有关健康不良或疾病性质改变的新信息都需要由公司批准的医生进行评估。
- 员工应该有机会解释他或她的缺席记录。 如果适当，主管应通知员工正在发出正式的书面警告 ，并且该警告将留在员工档案中一段指定的时间。 警告的副本应该发给员工和他/她的代表。
- 应告知员工，未遵守公司的出勤预期并改善目前不可接受的缺席记录，将导致员工终止雇佣关系 。
- 如果对工作适应性有疑问，请根据医生收到的指导继续进行重新部署。 与员工工会代表（如适用）咨询重新部署过程和选项。
阶段4：临时暂停工作
- 如果在执行纪律程序的前几个阶段后，出席人数不会有所改善，管理层可以暂时停工而无薪。 中止的意图应以书面形式确认，并详细记录开始和结束日期。 暂停信函的副本应发送给员工代表（如适用）。
阶段5： 终止就业
- 这是纪律程序的最后阶段，员工因无法遵守公司的上班要求而被解雇。 解雇只能在高级经理和人力资源部的书面授权下进行。
- 致函员工的信函将再次包括关于代表的意见，并概述缺席记录。 应该告知员工，由于面试的结果，他或她可能因无法履行工作职责而被解雇 。
- 如果有关于员工的健康或工作能力的新信息可能再次出现，可能需要咨询公司医生。
- 如果根据能力做出决定解雇，应将解雇通知书副本发送给雇员代表（如适用）。
- 员工可能有权对解雇提出上诉。 上诉应符合公司的纪律程序。
管理旷工方面的挑战
请注意，主管常常不舒服或不愿意报告超出可接受的缺勤率的人员。 由于主管人员面临许多压力，一贯实施旷工政策并不总是他们的首要任务。
试图从管理旷工主题中获取主观性并确保所有员工都得到相同待遇，这一点很重要。 对所有人保持一致，持久和公平至关重要。 如果不能以不一致的方式解决或解决缺席问题，则可能导致士气低落。
大多数员工会赞赏促进性的政策和计划 ，而不是惩罚性的。 严厉或惩罚措施迫使员工上班可能导致员工“在工作时缺勤”。
他们做得尽可能少，并抵制任何努力让他们做得更多。 应实施其他计划，帮助员工参加工作，例如灵活的工作安排 ， 工作分享 ， 出勤奖励和健康计划。